Anmelderaten von 25–40 % durch optimierte digitale Prozesse
Entlastung interner Ressourcen durch starke operative Unterstützung
Von Präsenzveranstaltungen zu skalierbaren, effizient automatisierten Digitalprozessen.
Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Die Radio Marketing Service GmbH & Co. KG (RMS), gegründet 1989 mit Hauptsitz in Hamburg, ist ein führender Vermarkter im deutschen Audiowerbemarkt und gemeinsam mit RMS Austria der größte Audiovermarkter Europas. RMS bündelt Werbezeiten und -formate von 256 Sendern Sendern (UKW und DAB+), über 2800 Digital-Audio-Streams und mehr als 1300 Podcasts.
Das Unternehmen versteht sich als Innovationsmotor in der Audiowerbung und gestaltet die Zukunft des Mediums mit dem Motto: „The Future is Hear“.
Webinare jährlich
Podcasts im Portfolio
Standorte in Deutschland
Radio Sender im Portfolio
Ende 2018 wurde RMS durch die persönliche Empfehlung einer Branchenkollegin auf uns aufmerksam, die bereits erfolgreich im Salesforce- und Pardot*-Umfeld mit uns zusammengearbeitet hatte.
Der initiale Projektumfang war bewusst schlank gehalten. Im Rahmen des Pardot Starter Pakets unterstützten wir RMS bei der Umsetzung erster Marketing-Automatisierungen, darunter die strukturierte Abbildung des Newsletter-Anmeldeprozesses. Die Salesforce-Implementierung sowie der laufende Support lagen zu diesem Zeitpunkt noch bei einem anderen Partner.
Was als Einstieg in die Marketing-Automatisierung begann, entwickelte sich schnell weiter. Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie Anfang 2020 entstand akuter Handlungsbedarf:
Bestehende Präsenzformate, insbesondere Schulungen und Events, konnten nicht mehr wie gewohnt stattfinden und mussten kurzfristig digital neu gedacht werden.
RMS stand vor der Herausforderung, in kürzester Zeit skalierbare Webinar-Formate aufzubauen und diese effizient zu vermarkten.
So entstand aus einem Basic-Setup ein umfassendes Projekt – das Fundament für ein leistungsfähiges, skalierbares und dynamisches Event- und Webinar-Management.
Der Anspruch war hoch: Innerhalb kürzester Zeit sollten mehrtägige Webinarreihen mit mehreren Sessions pro Tag konzipiert, technisch umgesetzt und erfolgreich vermarktet werden.
Ziel war es, eine skalierbare und effiziente Lösung für das Webinar-Management zu etablieren, die sowohl Marketing als auch Vertrieb optimal unterstützt.
Daraus ergaben sich folgende Anforderungen an die Lösung:
effiziente und skalierbare Einladungsprozesse
eine reibungslose Teilnehmerregistrierung
ein durchdachtes Konzept für Durchführung und Nachbereitung, inklusive automatisierter E-Mail-Kommunikation
ein transparentes Teilnehmer-Tracking
aussagekräftiges Reporting für Marketing und Vertrieb
Gleichzeitig war klar, dass die Lösung pragmatisch, flexibel und erweiterbar sein muss.
In einem sich ständig verändernden Umfeld mit knappen Ressourcen bei RMS war ein agiles MVP-Vorgehen gefragt: schnell starten, iterativ verbessern, auf neue Anforderungen flexibel reagieren.
Besonders wichtig war dabei die nahtlose Integration mit bestehenden Tools wie Salesforce und Pardot, ohne unnötige Komplexität für die Nutzer:innen.
Die Zusammenarbeit mit RMS war von Anfang an auf Augenhöhe – offene Kommunikation, viel Flexibilität und lösungsorientiertes Handeln waren entscheidend für unseren Erfolg. Mittlerweile betreuen wir nicht nur das Marketing Automation Projekt in Pardot, sondern unterstützen auch mit Administration und Support rund um das Salesforce CRM.“
Maximilian Senne
Head of Marketing Operations | aquilliance digital marketing GmbH
Wir entwickelten ein dynamisches Event- und Webinar-Management mit Hilfe von Salesforce, Pardot und ergänzenden Tools wie Microsoft Teams.
Im Fokus stand ein pragmatischer MVP-Ansatz, der schnelle Umsetzung mit langfristiger Skalierbarkeit verbindet.
Die Lösung lässt sich in drei zentrale Wirkungsbereiche unterteilen:
1. Effizienz durch Automatisierung
Zur Entlastung des Teams und zur Skalierung der Webinarformate wurde der gesamte Prozess konsequent automatisiert:
durchgängige Automatisierung von Einladung bis Nachbereitung inklusive After-Event-Kommunikation
effiziente, schlank aufgesetzte Prozesse für eine schnelle operative Umsetzung
flexible Anpassungsmöglichkeiten bei kurzfristigen Änderungen
2. Optimierte Teilnehmererfahrung
Parallel wurde die User Experience für Teilnehmer gezielt verbessert:
3. Transparenz und datenbasierte Steuerung
Ein besonderer Fokus lag auf der Messbarkeit und Auswertung der Maßnahmen:
Mittlerweile werden über 1.100 Webinar-Anmeldungen effizient über das System abgewickelt, bei mehr als 10 erfolgreich durchgeführten Events pro Jahr. Salesforce und Pardot sind zentrale Tools im Marketing-Stack von RMS.
Anmelderaten von 25–40 % durch optimierte digitale Prozesse
Entlastung interner Ressourcen durch starke operative Unterstützung
Erhöhte Transparenz und Ableitung von Optimierungspotenzialen durch Echtzeit-Reporting
28% No-Show-Rate durch automatisierte Reminder-Strecken
„Die Zusammenarbeit mit aquilliance war von Beginn an geprägt von Vertrauen und dem gemeinsamen Ziel, Prozesse nachhaltig zu verbessern. Aus einer stark manuellen und fehleranfälligen Ausgangssituation haben wir gemeinsam eine moderne, automatisierte Lösung entwickelt und kontinuierlich weiterentwickelt. Das Ergebnis sind spürbar effizientere Abläufe und ein System, das unser Guestmanagement heute deutlich professioneller unterstützt.„
* Pardot wurde von Salesforce in Marketing Cloud Account Engagement umbenannt. Wir gewöhnen uns noch an den neuen Namen und berücksichtigen diesen, sobald die Umbenennung im Markt und bei den Usern auf Akzeptanz gestoßen ist.
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Head of Marketing Operations
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