100 % zentrale Pflege aller relevanten Deal-Informationen direkt in HubSpot
~ 50 % weniger manueller Aufwand durch den Wegfall paralleler Excel-Pflege
Wie ein MedTech-Unternehmen eine eigenständige HubSpot-Lösung für komplexe Vertriebsprozesse entwickelte
Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Die VirtaMed AG ist ein Schweizer Medizintechnikunternehmen, das hochauflösende Virtual-Reality-Chirurgiesimulatoren entwickelt und herstellt. Mit diesen können Ärztinnen und Ärzte minimalinvasive Eingriffe trainieren. Das Unternehmen wurde 2007 als Spin-off der ETH Zürich von Prof. Gabor Székely und Kollegen gegründet. Der Hauptsitz befindet sich in Schlieren bei Zürich, weitere Standorte sind in Maitland, Florida (USA), und Shanghai, China.
VirtaMeds Mission ist es, Gesundheitsdienstleistern und MedTech-Partnern durch hochauflösende Simulationen, ergebnisorientierte Ausbildungen, verwertbare Erkenntnisse und vertrauensvolle Partnerschaften zu einer schnelleren OP-Reife und messbaren Kompetenz zu verhelfen.
Die Zusammenarbeit zwischen VirtaMed und aquilliance entstand durch den Mitarbeiterwechsel eines bestehenden Kunden zu VirtaMed. Zum Start ging es im Vertrieb zunächst um die Optimierung von Quoting-Prozessen innerhalb von HubSpot.
Jedoch wurde schnell deutlich, dass insbesondere bei komplexen Deals und Ausschreibungen im MedTech-Umfeld weiterer Handlungsbedarf bestand. Lange Sales-Cycles, unterschiedliche Stakeholder und umfangreiche Entscheidungsprozesse machten eine strukturierte Vertriebssteuerung notwendig.
Das Vertriebsteam arbeitete seit Kurzem mit einer etablierten Vetriebsmethodik, während HubSpot parallel als CRM-Plattform genutzt wurde. Im Alltag liefen beide Systeme jedoch nebeneinander her:
Dadurch entstand zusätzlicher Aufwand im Sales-Team. Informationen mussten mehrfach gepflegt werden und wichtige Details zu Risiken, Stakeholdern oder nächsten Schritten waren häufig auf unterschiedliche Dateien und Tools verteilt.
Gerade bei größeren Deals fehlte häufig eine schnelle Übersicht darüber, welche Risiken bestehen, welche Stakeholder relevant sind und an welchen Stellen im Vertriebsprozess noch Informationslücken vorhanden waren.
Die größten Herausforderungen im Vertriebsalltag:
Unsere Arbeitsweise hat im Tagesgeschäft funktioniert, war bei komplexeren Deals aber zunehmend schwer skalierbar. Vor allem Transparenz und ein gemeinsamer Blick auf den aktuellen Deal-Status wurden uns immer wichtiger.“
Hartmut Warnken
Chief Executive Officer
Ausgangspunkt war eine bekannte Blue-Sheet-Logik zur strukturierten Bewertung komplexer Vertriebschancen. Statt diese jedoch in HubSpot zu übertragen, sollte daraus ein eigenständiges Deal-Scorecard-Modell entstehen.
Ziele
Um diese Ziele zu erreichen, musste die bestehende Arbeitsweise vereinfacht und die zugrunde liegende Vertriebslogik sinnvoll in den Vertriebsprozess integriert werden.
Anforderungen
Die Umsetzung erfolgte iterativ und in enger Abstimmung mit den relevanten Teams. Ziel war ein erster nutzbarer MVP, der anschließend Schritt für Schritt erweitert und für ein gutes Deal-Management optimiert wurde.
Unser konkretes Vorgehen:
Requirements Engineering Workshops:
Gemeinsame Definition und Priorisierung der fachlichen und technischen Anforderungen gemeinsam mit Sales und Operations.
Definition eines MVP:
Fokussierung auf die wichtigsten Funktionen (Dateneingabe, Bewertungslogik, PDF-Export), um schnell einen funktionierenden Prototyp bereitzustellen.
Entwicklung einer eigenen Deal-Scorecard in HubSpot:
Entwicklung eines eigenen Tabs innerhalb des Deal-Datensatzes zur gebündelten Verwaltung aller relevanten Informationen für die strukturierte Bewertung komplexer Verkaufschancen.
Visuelle Bewertungslogik:
Farbliche Hervorhebungen machen auf einen Blick ersichtlich, welche Chancen bestehen und welche Probleme bei einem Deal auftauchen können.
Das Ergebnis war eine zentrale Lösung innerhalb von HubSpot, in der alle relevanten Informationen direkt im Vertriebsprozess gepflegt und genutzt werden können.
Levka Brodersen
Consultant Digitalisierung | Fokus HubSpot
Durch die Integration der Deal-Scorecard direkt in HubSpot konnte der gesamte Umgang mit komplexen Deals deutlich vereinfacht werden. Relevante Informationen stehen heute zentral im CRM zur Verfügung und lassen sich direkt im bestehenden Vertriebsprozess pflegen und nutzen.
Dadurch wurden manuelle Aufwände reduziert, Abstimmungen vereinfacht und komplexe Deals für alle Beteiligten transparenter gemacht.
100 % zentrale Pflege aller relevanten Deal-Informationen direkt in HubSpot
~ 50 % weniger manueller Aufwand durch den Wegfall paralleler Excel-Pflege
zentrale Verfügbarkeit aller Deal-Informationen auch bei Vertretungen oder Abwesenheiten
bis zu 40 % schnellere Einschätzung komplexer Deals durch die visuelle Darstellung von Stärken, Risiken und Informationslücken
Nach dem erfolgreichen Aufbau der Deal-Scorecard-Integration wurde die Zusammenarbeit kontinuierlich erweitert. In weiteren Projekten unterstützten wir unter anderem:
Darüber hinaus führen wir die Zusammenarbeit als strategischer HubSpot-Partner für zukünftige Projekte rund um Sales, Marketing und RevOps fort.
„Die Integration der Deal-Scorecard direkt in HubSpot hat unseren Vertriebsalltag deutlich vereinfacht. Informationen sind heute zentral verfügbar, Abstimmungen laufen strukturierter ab und wir haben komplexe Deals wesentlich transparenter im Blick. Besonders wertvoll war für uns die praxisnahe Zusammenarbeit und die schnelle Umsetzung unserer Anforderungen.“
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In 30 Minuten widmen wir uns in einem Videocall Ihren Fragen und finden gemeinsam heraus, wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Gerne greife ich auf meine Kenntnisse aus über 20 Jahren im digitalen Marketing zurück, um gemeinsam unverbindlich die nächsten Schritte zu besprechen. Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen.
Geschäftsführender Gesellschafter
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