Digitale Prozesse für erfolgreiche Partnerschaften

Einführung eines PartnerHubs zur Stärkung des Netzwerks auf Basis von Salesforce.

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Zeitersparnis pro Anmeldevorgang

Inhaltsverzeichnis

Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

1. Düsseldorf Convention im Kurzprofil
Nähe trifft Freiheit.

Düsseldorf Convention - a unit of Düsseldorf Marketing GmbH bietet unabhängige, kostenfreie Unterstützung bei der Planung von Tagungen, Konferenzen oder Messen – national wie international. Mit Leidenschaft für den Kongress-Standort Düsseldorf profitieren Kunden von Synergien, hohem fachlichem Know-how und einem Rundum-Service aus einer Hand. Der Zugang zu über 100 lokalen Partnern, darunter Locations, Hotels und Dienstleister, erleichtert die Organisation von Events jeder Größe. Maßgeschneiderte Services für Catering, Transfer und mehr stehen kostenfrei zur Verfügung, um die Eventplanung zu vereinfachen.

Leistungen:

2 Monate

Projektlaufzeit

Mehr Informationen:

Eingesetzte Salesforce Lizenzen:

1x Experience Cloud Lizenz

Intuitive und digitale Eventanmeldung im Partnerportal

1x Sales Cloud Lizenz

Automatisierte und verschlankte Prozesse

11x Pardot* Lizenzen

Personalisierter Versand von Event-Informationen

2. Ausgangssituation:
Aufwendige Informations- und Anmeldeprozesse

Bereits seit August 2020 arbeiten wir gemeinsam mit Düsseldorf Convention an der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Bis Q1 2024 war die Ausgangslage im Bereich Partnermanagement und Events durch einen manuellen, zeitaufwändigen Informations- und Anmeldeprozess gekennzeichnet.

Informationsmaterial zu anstehenden Events wurden einzeln im PDF-Format an Partner verschickt. Bei Interesse meldeten sich diese zurück, um mehr Details zu erhalten oder sich anzumelden. Dies bedeutete in der Praxis ca. 3 E-Mails, die hin- und hergeschickt wurden.

Der größte Zeitaufwand lag in der sorgfältigen Überprüfung und Bearbeitung jeder Bewerbung/Anmeldung – vom Abgleich der Verfügbarkeiten bis zur Anforderung fehlender Informationen. Nach der Prüfung erfolgte eine manuelle Rückmeldung über den Buchungsstatus an den jeweiligen Partner. 

Die Notwendigkeit einer effizienteren Lösung war offensichtlich: Eine Digitalisierung des Prozesses sollte die Effizienz erhöhen, die Kommunikation mit Partnern verbessern und die Abwicklung beschleunigen. Dafür haben wir ein gemeinsames Konzept erarbeitet, alle relevanten Parteien an einen Tisch geholt und sind schnell in die Umsetzung gegangen.

Immer wiederkehrende manuelle Prozesse waren uns schon immer ein Dorn im Auge. Wir wollten unsere Geschäftsprozesse aber nicht nur digitalisieren, um die Informationsbeschaffung für unsere Partner zu erleichtern.

Wir hatten zudem das Ziel, die freiwerdende Zeit für die Hauptzielgruppe der Eventplaner effizient einzusetzen. Und damit schlagen wir wieder zwei Fliegen mit einer Klappe: Denn von einer zielgerichteten Marketing-Ansprache der Eventplaner profitieren auch unsere Partner."

Max Wallasch

Digital Marketing Manager Convention | Düsseldorf Convention GmbH

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3. Anforderungen & Ziel

Die Projektanforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Implementierung einer digitalen Lösung zur Abbildung des Anmeldeprozesses für Events, um den manuellen und zeitaufwändigen Prozess zu ersetzen.

     

  • Integration der Events in die Experience Cloud, einschließlich einer einfachen Anmeldung für Partner und einer transparenten Darstellung der Verfügbarkeiten. Partner sollten sofort sehen, ob freie Plätze verfügbar sind oder sich auf eine Warteliste setzen lassen können.

     

  • Auslösung eines internen Prozesses im Salesforce CRM mit Anbindung an die Salesforce Experience Cloud, um sicherzustellen, dass jede Anmeldung effizient von einem zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden kann.
  • Bereitstellung eines Self-Service-Portals in der Experience Cloud als exklusiven Kommunikationskanal für Partner, damit diese eigenständig neue Events entdecken und zusätzliche Informationen über aktuelle Entwicklungen erhalten können. 

  • Abgrenzung der Partnerkommunikation von den Marketingkanälen Newsletter, LinkedIn und Website, um diese auf die Hauptzielgruppe der Eventplaner auszurichten.

 
Das Hauptziel bestand in der Schaffung einer digitalen Plattform, die nicht nur den Anmeldeprozess für Events vereinfacht, sondern auch die Informationsvermittlung mit den Partnern signifikant verbessert. Durch die Digitalisierung der Prozesse sollte eine nahtlose und transparente Erfahrung für alle Beteiligten geschaffen werden, die den Weg für eine zukunftsorientierte und skalierbare Eventorganisation ebnet.

4. Lösung: Das vernetzte Experience Portal

Um die Interaktion und Zusammenarbeit zwischen Düsseldorf Convention und den Partnern zu optimieren, haben wir eine Experience Cloud Partner Community implementiert. Diese Salesforce Plattform ist speziell dafür konzipiert, eine exklusive und sichere Umgebung für verifizierte Partner zu schaffen. Durch einen Login-geschützten Bereich stellen wir sicher, dass der Zugang zu sensiblen Informationen und Ressourcen angemessen geschützt ist. 

Innerhalb dieser Community haben Partner die Möglichkeit, aktuelle Nachrichten, Wissensartikel für den Self-Service sowie Details zu bevorstehenden Events einzusehen. Darüber hinaus können sie Einblicke in vergangene Leuchtturm-Events erhalten. Dieser Ansatz erleichtert die Kommunikation auf beiden Seiten und fördert den Wissensaustausch.

Durch den Einsatz von zwei “Custom Objects” in Salesforce können Events und Anmeldungen effizient verwaltet und bearbeitet werden.

Exklusiver Community-Zugang

Partnern wird ein sicherer Raum für Austausch und Informationen geboten. Hier erhalten sie Zugriff auf aktuelle News, Selbsthilfe-Artikel und Event-Eindrücke, was die Informationsbeschaffung erheblich vereinfacht. Für das Marketing Team bedeutet dies eine Fokussierung auf die Hauptzielgruppe der Eventplaner über die anderen Marketingkanäle.

Digitaler Anmeldeprozess

Die Nutzung der Experience Cloud ermöglicht eine intuitive und digitale Event-Anmeldung unter Nutzung einer Screen Flow Komponente. Die Auswahl von Events, anzumeldenden Mitarbeitern und Preispaketen wird vereinfacht, was die Teilnahmebereitschaft der Partner steigert.

Transparente Statusübersicht

Partner erhalten im User-Profil klare Einsichten in den Status ihrer Anmeldungen. Diese Transparenz ermöglicht es ihnen, ihre Teilnahmen effektiv zu verwalten und fördert ein positives Nutzungserlebnis durch Übersichtlichkeit und Kontrolle.

Teilautomatisierte Bearbeitung

Mitarbeiter erhalten im Salesforce CRM automatisch Erinnerungen nach einer Anmeldung. Diese Effizienzsteigerung unterstützt eine schnellere Rückmeldung an die Partner und verbessert die gesamte Abwicklung.

5. Mehrwerte: Partnerbindung & Skalierbarkeit

Einfachheit ist ein Wettbewerbsvorteil. Mit der Einrichtung der Experience Cloud ist Düsseldorf Convention Innovationstreiber und damit das erste Convention Büro in Deutschland, das seine Geschäftsprozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch die Interaktion mit seinen Partnern deutlich vereinfacht.

Effizienzgewinn: 98 % Zeitersparnis pro Anmeldevorgang

Partnerbindung: Einfache, intuitive Prozesse & exklusive Informationsquellen

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Wenig manuelle Aufwände durch optimierte und digitalisierte Prozesse.

Skalierbarkeit: Schaffung einer robusten Basis für gesundes Wachstum

Kundenfazit

Max Wallasch

Digital Marketing Manager Convention

Bewertung:

„Die aquilliance GmbH hat uns mit exzellenter Unterstützung und viel betriebswirtschaftlicher Expertise bei der Umsetzung unserer Ziele effektiv unterstützt. Wir sind mit dem Ergebnis unseres Projektes sehr zufrieden und können die Zusammenarbeit bei der Umsetzung von Digitalisierungsprozessen nur empfehlen.”

* Pardot wurde von Salesforce in Marketing Cloud Account Engagement umbenannt. Wir gewöhnen uns noch an den neuen Namen und berücksichtigen diesen, sobald die Umbenennung im Markt und bei den Usern auf Akzeptanz gestoßen ist.

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Gerne greife ich auf meine Kenntnisse aus über 20 Jahren CRM-Erfahrung zurück, um gemeinsam unverbindlich die nächsten Schritte zu besprechen. Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen.

Reza Ghalamkarizadeh

Gründer & Geschäftsführer

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