Prozessautomatisierung – Effizienz im Handumdrehen

70 % der deutschen Unternehmen setzen auf Prozessautomatiserung und geben Routineaufgaben ganz entspannt an ihre digitalen Tools ab. Sie haben auch keine Lust mehr auf den stressigen Arbeitsalltag? Dann könnte Prozessautomatisierung genau das Richtige für Sie sein. 

Darum geht es >> Prozessautomatisierung nutzt digitale Tools, um Zeit und Geld zu sparen. In diesem Beitrag erklären wir, wie die Automatisierung wiederkehrender Prozesse und Aufgaben funktioniert und was Sie für Ihr Geschäft tun kann.

1. Was ist Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung – im Englischen auch Business Process Automation (BPA) – nutzt digitale Lösungen zur Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse und Routineaufgaben. Ihr Ziel ist es, möglichst effizient und ohne oder mit wenig menschlicher Intervention definierte Unternehmensziele zu erreichen.

Die Automatisierung von Prozessen kann verschiedene Technologien und Ansätze umfassen, darunter die Verwendung von Workflow-Automatisierungssoftware, Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz (AI) und maschinelles Lernen. Diese Technologien ermöglichen es, wiederholende, regelbasierte Aufgaben zu übernehmen, Daten zu verarbeiten und Entscheidungen zu treffen, wodurch menschliche Mitarbeitende von zeitaufwändigen, monotonen Tätigkeiten entlastet werden.

2. Entspannter im Arbeitsalltag durch Automatisierungen

Prozessautomatisierung kann Ihnen zwar nicht direkt zu mehr Umsatz verhelfen, aber durch die Übernahme verschiedenster Routineaufgaben und Prozesse zu vielfältigen Mehrwerten führen. Das verbessert den Arbeitsalltag erheblich – und beeinflusst letztendlich auch den Geschäftserfolg. Diese 4 Mehrwerte möchten wir besonders hervorheben:

Maximale Effizienz

Mithilfe von Prozessautomatisierungen werden Aufgaben und Prozesse schneller abgewickelt und Zeit sowie Ressourcen optimal genutzt. Die Beseitigung von manuellen Schritten und die nahtlose Integration von Anwendungen führen zu reibungslosen Geschäftsabläufen und einer Steigerung der Gesamteffizienz.

Regelbasierte Genauigkeit

Durch den Einsatz von vordefinierten Regeln und sorgfältiger Überprüfung werden menschliche Fehler minimiert. Jeder Schritt in einem automatisierten Prozess wird präzise und konsistent ausgeführt. Gleichzeitig gewährleistet Datenvalidierung, dass alle Informationen korrekt und einheitlich sind. Dies führt zu einer hohen Datenqualität und einer Vermeidung kostspieliger Fehler.

Müheloses Multitasking

Mit Prozessautomatisierung können mehrere Aufgaben parallel abgewickelt werden. Ohne dabei zu Einbußen in Qualität oder Effizienz zu führen, übernimmt die Automatisierung wiederkehrende, zeitraubende Aufgaben. Währenddessen können sich Mitarbeitende voll und ganz auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Dies ermöglicht eine höhere Produktivität und Flexibilität im Unternehmen.

Smarter Wettbewerbsvorteil

Durch Prozessautomatisierung können Unternehmen schnell auf Veränderungen im Markt reagieren, innovative Lösungen einführen und die Bedürfnisse von Kund:innen besser erfüllen. Diese Agilität und Anpassungsfähigkeit verschafft Unternehmen den entscheidenden Vorsprung in einem sich ständig wandelnden Geschäftsumfeld und ermöglicht es hnen, ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus zu sein.

3. Automatisierte Prozesse sind im Zeitalter der Digitalisierung das A und O

Schneller, fokussierter und kostengünstiger: So sollen die Unternehmen im digitalen Zeitalter idealerweise agieren. Dass das nicht immer klappt, haben wir wohl alle schonmal am eigenen Leib zu spüren bekommen. Denn während die Digitalisierung zweifellos das Geschäftsumfeld revolutioniert und neue Chancen eröffnet hat, stellt sie uns gleichzeitig immer wieder vor komplexe Probleme. 

Diese reichen von einem starken Wettbewerbsdruck bis hin zu den sich ständig verändernden Kundenanforderungen, steigenden Datenmengen und der Notwendigkeit, effektiv auf dem globalen Markt zu agieren. Unternehmen müssen agil und anpassungsfähig sein, um in diesem anspruchsvollen Umfeld erfolgreich zu sein.

Hier kommt die Prozessautomatisierung ins Spiel. Sie bietet einen entscheidenden Hebel, um den Anforderungen der Digitalisierung zu begegnen und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. So können Unternehmen Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem intensiven Marktumfeld steigern. Die Anpassungsfähigkeit automatisierter Prozesse hilft, sich ständig ändernden Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Zugleich ermöglicht Prozessautomatisierung die effiziente Bewältigung großer Datenmengen und unterstützt die Einhaltung der Datensicherheit durch eine regelbasierte Entscheidungslogik und umfassende Dokumentationen. 

4. Möglichkeiten mit Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung kann in den verschiedensten Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Dabei passen sich die Anwendungsmöglichkeiten flexibel den jeweiligen Geschäftsanforderungen an.

Genehmigungsprozesse

Die Automatisierung von Genehmigungsprozessen, wie beispielsweise von Urlaubsanträgen oder Rechnungsfreigaben, ermöglicht es Unternehmen, zeitaufwändige und manuelle Prozesse auszulagern. Diese Prozesse sind vordefiniert und basieren auf festgelegten Regeln und Zuständigkeiten. Das führt zu beschleunigten Entscheidungen, erhöhter Konsistenz und einer besseren Nachverfolgbarkeit.

IT-Prozesse

Die Automatisierung von IT-Prozessen ermöglicht die effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten, die Überwachung von Systemen und die schnelle Reaktion auf potenzielle Probleme. Durch vordefinierte Regeln und automatisierte Workflows werden administrative Aufgaben vereinfacht und Sicherheitsrichtlinien durchgesetzt. Das führt zu einer geringeren Ausfallzeit, erhöhter Datensicherheit und einer insgesamt reibungsloseren IT-Umgebung.

Kunden-Workflows

Unternehmen können kundenspezifische Workflows erstellen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass die Kundenbetreuung effektiv und konsistent ist. Verkaufsprozesse werden optimiert, indem Vertriebsmitarbeitende Schritt-für-Schritt-Anleitungen erhalten, um Kund:innen durch den Verkaufszyklus zu führen. Im Kundensupport können automatisierte Workflows dazu beitragen, Anfragen effizient zu erfassen, zu kategorisieren und an die richtigen Teams weiterzuleiten. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und ermöglicht es Unternehmen, ihre Kund:innen besser zu betreuen.

Vertragsmanagement

Mit automatisierten Vertragsmanagement-Tools können Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Archivierung, mühelos verwaltet werden. Prozessautomatisierung ermöglicht die Einrichtung von Regeln und Workflows zur automatischen Benachrichtigung, Genehmigung und Verfolgung von Verträgen. Darüber hinaus können Vertragsdaten nahtlos in andere Geschäftsprozesse integriert werden, um beispielsweise automatisierte Rechnungserstellungen oder Bestellabwicklungen zu ermöglichen.

5. In 5 Schritten zur optimalen Prozessautomatisierung

Ob KMU oder Großkonzern – Prozessautomatisierungen eignen sich für alle Unternehmensgrößen und -branchen. Dabei erfordert es aber ein systematisches Vorgehen. Orientieren Sie sich dafür am besten an diesem 5-Schritte-Plan:

Schritt 1: Identifizieren der Prozessart

Die Einschätzung des Aufwands und des Erfolgspotenzials bei der Automatisierung eines Prozesses hängt von der Art der Aufgabe ab. Für einfachere Aufgaben, die nur eine grundlegende Prozessautomatisierung erfordern, bleiben die Kosten überschaubar. Allerdings können auch komplexe Aufgabenstellungen auftreten, die gegenwärtig, selbst unter Einsatz von KI, nicht ausreichend optimiert werden können. Am besten skizzieren und definieren Sie einmal die Prozesse, um Arbeitsaufwand und Aufgabenstellung als Basis für das weitere Vorgehen nutzen zu können.

Schritt 2: Durchführen einer Kosten-Nutzen-Analyse

Im vorherigen Schritt haben Sie bereits Informationen zur Komplexität und den damit verbundenen Kosten der gewünschten Automatisierung gesammelt. Die Frage, wann eine Prozessautomatisierung wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt auch von der Bedeutung des Prozesses im Unternehmenskontext ab. Wenn es sich um einen simplen Prozess handelt, der täglich tausendfach im Unternehmen stattfindet, ist eine Automatisierung empfehlenswert. Im Gegensatz dazu ist ein hochkomplexer Prozess, der nur in Ausnahmefällen auftritt, weniger geeignet für eine Automatisierung. Die Kosten für die Entwicklung eines Automatisierungssystems würden in diesem Fall wahrscheinlich die erzielten Einsparungen übersteigen.

Schritt 3: Auswahl Ihrer Methodik

Nachdem Sie identifiziert haben, wie komplex der Prozess ist und ob sich eine Automatisierung auch wirtschaftlich lohnt, geht es um die Auswahl der richtigen Methode zur Umsetzung. Es gibt radikalere Ansätze, bei denen der gesamte Prozess von Grund auf neu gestaltet wird, um eine umfassende Automatisierung zu erreichen. Dies wird auch als Business Process Reengineering (BPR) bezeichnet. Alternativ kann ein bereits bestehender Prozess weitgehend unverändert bleiben, während bestimmte Komponenten oder Schritte teilweise automatisiert werden. Dieser Ansatz entspricht eher den klassischen Werkzeugen des Qualitätsmanagements, wie dem Demingkreis, bei dem der Prozess über einen längeren Zeitraum in kleinen Schritten verbessert wird. Bitte berücksichtigen Sie, dass mangelhafte Prozesse unter Umständen auch digitalisiert und automatisiert weiterhin mangelhaft bleiben.

Schritt 4: Einbeziehen der Mitarbeitenden

IT-Projekte sind Change Management Projekte. Spätestens an diesem Schritt wird es Zeit, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot zu holen. Je nach Umfeld werden diese den geplanten Änderungen offener oder weniger aufgeschlossen gegenüberstehen. Wenn Sie bereits von vornherein wissen, dass der Spruch "Das haben wir schon immer so gemacht." in Ihrem Team den Ton angibt, dann empfehlen wir, besonders die starken Zweifler intensiv einzubinden, die Mehrwerte greifbar zu machen und sie mitentscheiden zu lassen. Denn was bringt Ihnen der perfekte, automatisierte Prozess, wenn ihn keiner nutzt?

Schritt 5: Kontinuierliches Monitoring

Technisch ist alles erledigt? Gerade jetzt ist es wichtig, weiterhin am Ball zu bleiben. Denn gerade zu Beginn sollten Sie das automatisierte System genau testen und kontrollieren. Außerdem sollten Sie die Effektivität und Funktionsfähigkeit des automatisierten Prozesses regelmäßig überprüfen. Es kommt häufig vor, dass sich im Laufe der Zeit die Rahmenbedingungen oder Anforderungen ändern, wodurch eine Anpassung erforderlich wird.

6. Prozessautomatisierung mit Salesforce

Salesforce bietet eine Vielzahl von Automatisierungsfunktionen, darunter Workflow-Regeln, Prozessautomatisierung und Flussautomatisierung, die es ermöglichen, repetitive Aufgaben zu reduzieren und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. So können Sie komplexe Workflows und Benutzerinteraktionen definieren und automatisieren, um die Effizienz zu steigern und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Aus unserer Erfahrung ist Salesforce somit ein optimales Tool zur effizienten Umsetzung praktischer Automatisierungen.

Mit dem Salesforce CRM-System Kundenbeziehungen effektiv verwalten, Vertriebsprozesse optimieren und Daten für fundierte Geschäftsentscheidungen nutzen. Dank einer breiten Palette von Cloud-Lösungen bietet Salesforce skalierbare und benutzerfreundliche Tools für Vertrieb, Marketing, Kundenservice und mehr.

Fazit

Von den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten der Prozessautomatisierung können alle Unternehmensformen profitieren – unabhängig von Größe und Branche. Die Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse und Routineaufgaben mithilfe digitaler Tools, wie Salesforce, kann dabei zu mehr Effizienz, Genauigkeit und Wettbewerbsfähigkeit führen. Durch die systematische Umsetzung und das kontinuierliche Monitoring können Unternehmen in einer sich ständig verändernden digitalen Welt erfolgreich agieren und ihre Geschäftsprozesse optimieren. 

FAQ

Prozessautomatisierung beschreibt die Verwendung von Technologie und Software, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Routineaufgaben zu automatisieren. Das Ziel ist es, Effizienz, Genauigkeit und Produktivität zu steigern, indem menschliche Intervention minimiert wird.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung sind vielfältig. Dazu gehören eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, eine Reduzierung von Fehlern und Unregelmäßigkeiten, eine erhöhte Skalierbarkeit, verbesserte Datengenauigkeit und die Befreiung von Mitarbeitenden, um sich auf strategische/wertstiftendere Aufgaben zu konzentrieren.

Prozessautomatisierung ist besonders für B2B-Unternehmen relevant. Sie ermöglicht die Optimierung von komplexen Geschäftsprozessen, die in B2B-Transaktionen häufig vorkommen. Dies führt zu einer verbesserten Kundenbetreuung, beschleunigten Lieferketten und gesteigerter Wettbewerbsfähigkeit.

Ja, Prozessautomatisierung kann sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) lohnen. Obwohl die Implementierung anfänglich eine Investition erfordert, können KMU langfristig von den Kosteneinsparungen, der erhöhten Effizienz und der Möglichkeit profitieren, mit größeren Wettbewerbern auf Augenhöhe zu konkurrieren. Es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens zu berücksichtigen, um festzustellen, welcher Automatisierungsgrad am besten geeignet ist.

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Von Reza Ghalamkarizadeh

Reza ist Gründer und Geschäftsführer der aquilliance GmbH und bringt 20 Jahre CRM-Expertise aus Konzern, Startup und Kundenprojekten mit. Dank der Erfahrung aus Projekten der unterschiedlichsten Branchen ist Reza ein erfolgserprobter Berater mit ausgezeichneter kreativer Problemlösungskompetenz. Geht nicht, gibt’s nicht.

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