Die medizinische Fachabteilung erkennt den Nutzen Ihrer Lösung. Eine Produktvorführung hat stattgefunden und das Angebot wurde versendet.

Doch wie weit ist die Kaufentscheidung tatsächlich vorbereitet? Wer ist für das Budget verantwortlich? Welche technischen Fragen sind noch offen? Und welche Personen müssen dem Vorhaben noch zustimmen?

An diesen Fragen zeigt sich, was ein CRM für Medizintechnik im Vertrieb leisten sollte: Es muss die Informationen zusammenführen, die Ihr Team für die Bewertung und Weiterentwicklung einer Verkaufschance benötigt.

Dazu gehören die beteiligten Personen, ihre Entscheidungskriterien, bestätigte Voraussetzungen und offene Risiken.

Für Unternehmen mit komplexen B2B-Vertriebsprozessen ist eine strukturierte Dealbewertung ein sinnvoller Ansatz. Am Beispiel einer individuellen Deal-Scorecard in HubSpot zeigen wir Ihnen, wie daraus eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Sales, RevOps und die Vertriebsleitung entsteht.

Zusammengefasst: Ein CRM für Medizintechnik sollte aufzeigen, wer die Kaufentscheidung beeinflusst, welche Voraussetzungen bestätigt sind und wo Risiken oder Informationslücken bestehen. Eine individuelle Deal-Scorecard in HubSpot verknüpft diese Informationen mit konkreten nächsten Schritten und schafft so eine Grundlage für strukturierte Deal Reviews.

In diesem Artikel erwartet Sie:

1. Welche Anforderungen stellt der Vertrieb von Medizintechnik an ein CRM?

Bei erklärungsbedürftigen Geräten, größeren Investitionen und digitalen HealthTech-Lösungen treffen unterschiedliche Perspektiven aufeinander.

Die medizinische Fachabteilung bewertet die Eignung für den vorgesehenen Einsatz, während die kaufmännische Seite die Finanzierung und Priorität prüft. Je nach Lösung kommen Fragen zu Integration, Betrieb, Schulung oder Datenschutz hinzu.

Diese fachübergreifende Bewertung ist auch wissenschaftlich beschrieben.

Ein systematischer Review zur Beschaffung hochpreisiger Medizintechnik in Krankenhäusern zeigt, dass technische, finanzielle, sicherheitsbezogene und klinische Anforderungen zusammengeführt werden und verschiedene Fachdisziplinen beteiligt sind (Hinrichs-Krapels et al., 2022).

Für Ihren Vertrieb bedeutet das: Die Zustimmung einer einzelnen Kontaktperson lässt noch offen, welche weiteren Voraussetzungen für den Kauf erfüllt sein müssen.

Ein CRM für komplexe MedTech-Vertriebsprozesse sollte deshalb drei Fragen beantworten: Wer beeinflusst die Entscheidung? Worauf beruht die aktuelle Dealbewertung? Was muss als Nächstes passieren?

Damit haben Sie eine konkrete Grundlage, um Ihr bestehendes CRM zu prüfen oder die Anforderungen an eine neue Lösung zu definieren.

Wie sieht strategische Dealsteuerung in der Praxis aus?

Erfahren Sie, wie VirtaMed und aquilliance strategische Deal-Informationen direkt in HubSpot zusammengeführt haben.

Zur VirtaMed Case Study

2. Wie Sie das Buying Center transparent abbilden

Zum Buying Center zählen alle Personen, die an einer Kaufentscheidung beteiligt sind oder sie beeinflussen. Für Ihre Vertriebsarbeit ist es entscheidend, die jeweilige Rolle dieser Personen im konkreten Vorhaben zu verstehen.

  • Medizinische Fachabteilung: Welcher Anwendungsfall steht im Vordergrund? Nach welchen Kriterien wird die Lösung bewertet?
  • Budgetverantwortliche & Management: Wer gibt die Investition frei? Welche wirtschaftlichen Voraussetzungen und Prioritäten gelten?
  • IT & Medizintechnik: Wer prüft Integration und Betrieb? Welche technischen Anforderungen sind noch offen?
  • Datenschutz & Compliance: Welche Prüfungen und Nachweise sind für das Vorhaben relevant?
  • Einkauf: Welcher Beschaffungsweg ist vorgesehen? Wer koordiniert Angebotsvergleich und Vertragsabstimmung?

Die Zusammensetzung hängt vom Produkt, vom Geschäftsmodell sowie von der Organisation der Kunden ab. Beim Verkauf an Krankenhäuser treffen beispielsweise medizinische, technische, wirtschaftliche und organisatorische Perspektiven aufeinander.

In anderen Marktsegmenten kann das Buying Center anders zusammengesetzt sein. Einzelne Personen können mehrere Rollen übernehmen und eine Freigabe kann mehrere Bereiche einbeziehen.

Ergänzen Sie deshalb im CRM die Funktion einer Person um ihre Bedeutung für den Deal. Wer unterstützt das Vorhaben? Wer kann eine Entscheidung treffen? Zu welcher relevanten Rolle fehlt noch der Zugang?

Auch die Einschätzung eines internen Fürsprechers sollte nachvollziehbar sein. Wenn die Person Gespräche mit weiteren Entscheidern organisiert oder dabei hilft, Anforderungen zu klären, sind das konkrete Hinweise auf ihre Unterstützung.

So wird aus einer Kontaktübersicht ein Stakeholder-Mapping, das Ihrem Team bei der Vorbereitung der nächsten Gespräche hilft.

3. Welche Informationen eine Deal Stage für die Dealbewertung ergänzen

Eine Pipeline strukturiert Ihren Vertriebsprozess.

Trotzdem können zwei Verkaufschancen in der Stage „Angebot versendet“ sehr unterschiedlich bewertet werden. Bei einem Deal sind das Budget, der klinische Anwendungsfall und die technische Prüfung bestätigt.

Beim anderen liegt lediglich ein erstes Angebot vor, während die IT-Freigabe, der Beschaffungsweg und der Budgetstatus noch offen sind.

In HubSpot orientiert sich die Deal-Wahrscheinlichkeit standardmäßig an der jeweiligen Pipeline-Phase, sofern der Wert nicht individuell geändert wurde. Für eine strategische Einschätzung benötigen Sie deshalb zusätzliche Informationen zur jeweiligen Verkaufschance.

Welche Informationen gehören zur strategischen Dealbewertung?

Starten Sie mit den Fragen, die in Ihren Deal Reviews regelmäßig offenbleiben. Typische Themen sind der klinische Anwendungsfall, die Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe, der technische Fit, der Budgetstatus, der Beschaffungsweg, bekannte Alternativen und die Unterstützung innerhalb der Kundenorganisation.

Ein systematischer Review nennt für die untersuchten Beschaffungsentscheidungen unter anderem die Kriterien Wirksamkeit, Kosten, Budgetauswirkungen und organisatorische Folgen (Cangelosi et al., 2023). Welche Kriterien im Einzelfall ausschlaggebend sind, sollten Sie beim Kunden erfragen.

Halten Sie für wichtige Bewertungen fest, worauf sie beruhen. „Budget vorhanden” kann beispielsweise eine erste Einschätzung oder eine bereits bestätigte Freigabe bedeuten. Mit Quelle, kurzer Begründung und Datum der letzten Bestätigung lässt sich die Aussage im Team besser einordnen.

So können Kolleg:innen die Situation eines Deals nachvollziehen, Bewertungen prüfen und bei Reviews, Übergaben oder Vertretungen fundiert weiterarbeiten.

4. Was eine Deal-Scorecard für Ihren Vertrieb leistet

Eine Deal-Scorecard fasst die entscheidungsrelevanten Informationen zu einer Verkaufschance übersichtlich zusammen. Sie zeigt, welche Voraussetzungen bestätigt sind, wo Risiken bestehen und welche Fragen noch zu klären sind.

In HubSpot kann diese Übersicht direkt am jeweiligen Deal eingerichtet werden.

Eigene Eigenschaften und anpassbare Datensatzansichten bilden die technischen Bausteine dafür. Umfang und Darstellung werden auf den Vertriebsprozess abgestimmt. Für spezielle Anforderungen kann eine individuelle HubSpot-Erweiterung sinnvoll sein.

Für den Vertriebsalltag empfehlen wir eine klare Unterscheidung zwischen drei Zuständen:

Beispielsweise hat die zuständige Person das Budget für den vereinbarten Umfang freigegeben oder eine Evaluation wurde anhand abgestimmter Kriterien erfolgreich abgeschlossen.

Eine erforderliche Integration lässt sich etwa im vorgesehenen Zeitraum nicht realisieren. Die Bewertung sollte erkennen lassen, welche Auswirkung dies auf den weiteren Kaufprozess hat.

Vielleicht ist noch unbekannt, wer die technische Freigabe erteilt. Diese Unsicherheit gehört in die Bewertung und sollte eine Klärung auslösen.

Hinweis: Für eine Green Flag ist ein positiver Beleg erforderlich. Das Fehlen eines bekannten Problems reicht dafür nicht aus. Ebenso sollten ungeklärte und für den Deal nicht relevante Punkte unterscheidbar bleiben. Eine Gesamtpunktzahl ist optional. Für die Steuerung ist entscheidend, dass Ihr Team kritische Voraussetzungen erkennt und daraus Prioritäten ableitet.

5. Wie aus Erkenntnissen konkrete Next Steps entstehen

Aus einer Bewertung sollte konkret hervorgehen, was Ihr Team konkret unternimmt. Ein hilfreicher Action Plan verbindet dafür fünf Elemente:

Erkenntnis → Maßnahme → Verantwortlicher → Termin → erwartetes Ergebnis

Wenn beispielsweise die technische Freigabe für die Integration in die bestehende Infrastruktur ungeklärt ist, ermittelt der Account Manager gemeinsam mit dem bisherigen Ansprechpartner die zuständige Person und deren Prüfkriterien.

Die Aufgabe erhält ein Fälligkeitsdatum. Als erwartetes Ergebnis werden der Prüfprozess und der nächste kundenseitige Termin dokumentiert.

Damit lässt sich im nächsten Review beurteilen, ob die Maßnahme die offene Frage beantwortet hat. Auch der Fortschritt wird konkreter: Ein bestätigter Meilenstein auf Kundenseite sagt etwas anderes aus als die Zahl der versendeten E-Mails.

6. Wie Sie Deal Reviews aus vorhandenen CRM-Daten vorbereiten

Liegen Stakeholder, Bewertungen und Maßnahmen bereits strukturiert in HubSpot vor, können Sie diese Informationen für eine einheitliche Review-Zusammenfassung verwenden. Eine entsprechend eingerichtete Automation kann die Daten in ein Dokument überführen und dieses direkt am Deal speichern.

Der Nutzen für Sales und Führungskräfte liegt in der geringeren Notwendigkeit der wiederholten Aufbereitung und einer gemeinsamen Entscheidungsgrundlage. Die Besprechung kann sich somit auf Veränderungen, offene Risiken und benötigte Unterstützung konzentrieren.

Eine solche Zusammenfassung sollte erkennen lassen, auf welchen Stand sie sich bezieht. Neue Erkenntnisse und vereinbarte Maßnahmen gehören anschließend wieder in die führenden CRM-Daten. So bleibt die Dokumentation mit der laufenden Vertriebsarbeit verbunden.

7. Wie VirtaMed die strategische Dealsteuerung in HubSpot umgesetzt hat

VirtaMed, ein Schweizer Hersteller von Chirurgiesimulatoren, zeigt, wie sich dieser Ansatz umsetzen lässt. Zunächst wurden strategische Dealinformationen parallel in Excel und HubSpot gepflegt.

In Zusammenarbeit mit aquilliance entstand eine individuelle Deal-Scorecard direkt am HubSpot-Deal. Diese bündelt relevante Informationen und visualisiert Stärken, Risiken und Informationslücken. Über eine Make-Automation lässt sich per Klick ein PDF erzeugen und als Anhang am Deal hinterlegen.

Die veröffentlichte Case Study berichtet folgende Ergebnisse:

  • 100 % zentrale Pflege der relevanten Dealinformationen in HubSpot
  • Rund 50 % weniger Aufwand durch den Wegfall paralleler Excel-Pflege
  • Bis zu 40 % schnellere Einschätzung komplexer Deals durch die Visualisierung von Stärken, Risiken und Informationslücken

Diese Angaben stammen aus dem konkreten VirtaMed-Projekt und sind nicht als allgemeiner Benchmark für andere Unternehmen zu verstehen.

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8. Wie Sie Ihr CRM für den Medizintechnik-Vertrieb weiterentwickeln

Ob Sie HubSpot bereits nutzen oder Ihr CRM neu aufstellen möchten: Ausgangspunkt sollten immer Ihre tatsächlichen Kaufprozesse sein.

Prüfen Sie, welche Informationen Ihr Team für eine fundierte Einschätzung benötigt, an welchen Stellen regelmäßig Rückfragen entstehen und welche Vorbereitungen sich vor jedem Deal Review wiederholen.

Für einfache Verkaufsprozesse kann eine schlanke Qualifizierung genügen. Eine individuelle Deal-Scorecard lohnt sich insbesondere dann, wenn mehrere Beteiligte komplexe Verkaufschancen bearbeiten und wichtige Informationen bislang außerhalb des CRMs liegen.

Entwickeln Sie zunächst eine überschaubare Version und testen Sie diese an realen Deals. Beziehen Sie die späteren Anwender früh ein. Sales, RevOps und die Vertriebsleitung sollten gemeinsam prüfen, ob die Bewertungen verständlich sind, die Pflege im Alltag praktikabel bleibt und sich konkrete Maßnahmen ableiten lassen.

aquilliance verbindet Vertriebsprozessverständnis, CRM-Konzeption und technische Umsetzung. Mit unserer HubSpot-Beratung und Implementierung unterstützen wir Sie dabei, Ihre Anforderungen in eine Lösung zu übersetzen, die Ihr Team im Alltag nutzen kann.

Quellenverzeichnis