E-Invoicing ist mehr als nur ein neues Rechnungsformat

Eine Rechnung entsteht nicht erst in dem Moment, in dem ein PDF generiert wird. Ihre Daten existieren meist schon deutlich früher.

Kundenstammdaten befinden sich beispielsweise im CRM oder Vertriebssystem und die Vertragsinformationen liegen im Vertriebssystem. Preise und Leistungen stammen aus Angeboten, Bestellungen oder Subscription-Modellen.

Steuer- und Rechnungsinformationen werden wiederum in Finance- oder Billing-Systemen gepflegt. Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur:

„Können wir E-Rechnungen für Unternehmen erstellen?“

Sondern:

„Sind unsere Prozesse und Daten so aufgebaut, dass eine korrekte, strukturierte Rechnung automatisch erstellt und weiterverarbeitet werden kann?“

Diese Perspektive verändert E-Invoicing von einem reinen Compliance-Projekt zu einem Prozess- und Integrationsthema.

Hinweis: aquilliance berät zu den Themen Digitalisierung, Prozesse, Systeme und KI-Einsatz, jedoch nicht zu rechtlichen oder steuerlichen Fragen. Die folgenden Informationen dienen der fachlichen Orientierung. Welche Anforderungen im konkreten Einzelfall gelten, sollte mit entsprechend qualifizierten Rechts- bzw. Steuerexpert:innen geprüft werden.

In dieser Zusammenfassung erwartet Sie:

1. Was ist eine E-Rechnung und warum reicht ein PDF nicht mehr aus?

Bis Ende 2024 konnte eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung noch als „elektronische Rechnung“ gelten. Seit dem 1. Januar 2025 ist das jedoch anders.

Nach den aktuellen Vorgaben liegt eine E-Rechnung grundsätzlich dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich ist. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Definition nicht (BMF, 2026).

Strukturierte E-Rechnungen für Unternehmen stellen die Daten so bereit, dass sie von Software fehlerfrei interpretiert werden können. Dadurch können Rechnungsnummern, Steuersätze, Leistungspositionen, Beträge, Kundendaten und Zahlungsinformationen systematisch übernommen werden, ohne dass sie erneut manuell erfasst werden müssen.

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, worauf es ankommt, um E-Invoicing nicht nur umzusetzen, sondern als Chance zu nutzen, Ihren Rechnungsprozess insgesamt effizienter aufzustellen.

E-Invoicing gemeinsam prüfen

2. Was gilt 2026 für die E-Rechnung in Deutschland?

Bei der aktuellen Diskussion werden zwei Dinge häufig miteinander vermischt: der Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen.

Empfang: Unternehmen müssen bereits vorbereitet sein

Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen grundsätzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Laut des Bundesfinanzministeriums kann hierfür zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen (BMF, 2026).

Das bedeutet jedoch nicht, dass ein E-Mail-Postfach einen effizienten E-Invoicing-Prozess darstellt. Wer eingehende XML-Dateien manuell herunterlädt, visualisiert, prüft und die Daten anschließend in ein Finanzsystem überträgt, erfüllt zwar eine grundlegende Empfangsvoraussetzung, nutzt aber die Möglichkeiten der Automatisierung strukturierter Rechnungsdaten kaum.

Ausstellung: Die Übergangsphase läuft

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

So können Rechnungsaussteller im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Dazu können unter den jeweiligen Voraussetzungen beispielsweise Papier- oder PDF-Rechnungen gehören.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt die entsprechende Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027. Auch bestimmte, noch nicht konforme EDI-Verfahren können bis Ende 2027 genutzt werden (BMF, 2026).

Damit wird das Thema insbesondere mit Blick auf die Jahre 2027 und 2028 operativ relevant.

3. EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD und Peppol verständlich erklärt

Bei E-Rechnungen für Unternehmen tauchen schnell verschiedene kryptische Begriffe auf, die unterschiedliche Funktionen erfüllen bzw. andere Möglichkeiten darstellen.

Die EN 16931 bildet die europäische Grundlage. Der Standard beschreibt unter anderem ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Das Ziel besteht darin, dass unterschiedliche Systeme Rechnungsinformationen eindeutig interpretieren können (European Commission, 2026a).

Die XRechnung ist eine deutsche Ausgestaltung dieses europäischen Standards. Technisch gesehen enthält sie strukturierte Rechnungsinformationen, die typischerweise im XML-Format vorliegen. Sie wurde insbesondere im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber etabliert (E-Rechnung Bund, o. D.).

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Dabei werden eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei und strukturierte XML-Daten kombiniert. Für Menschen sieht die Rechnung somit weiterhin wie ein klassisches Dokument aus, während Systeme auf die strukturierten Informationen zugreifen können. Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme bestimmter Profile – ausdrücklich als ein in Deutschland übliches Format, das die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen kann (BMF, 2026).

Peppol ist hingegen primär ein Netzwerk bzw. eine Infrastruktur für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Über angebundene Access Points können Systeme Dokumente direkt miteinander austauschen. Die Bundesverwaltung beschreibt Peppol deshalb als Möglichkeit für einen medienbruchfreien Maschine-zu-Maschine-Prozess (E-Rechnung Bund, o. D.).

Diese Unterscheidung ist wichtig, da Unternehmen nicht nur ein Dateiformat auswählen müssen. Sie benötigen vielmehr eine Kombination aus Datenmodell, Systemunterstützung und geeignetem Übertragungsprozess.

Hinweis: Wer sich ausschließlich die Frage stellt, ob künftig XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format verschickt werden soll, greift zu kurz. E-Rechnungen für Unternehmen betrifft nämlich auch die Datenqualität im CRM, Prozesse, Verantwortlichkeiten und den Automatisierungsgrad im Unternehmen.

4. Warum die eigentliche Herausforderung in den Prozessen liegt

In vielen Unternehmen ist die Rechnung lediglich der sichtbare Endpunkt eines wesentlich längeren Prozesses. Jeder manuelle Übergabepunkt im internen Ablauf schafft dabei potenziell zusätzlichen Aufwand.

E-Invoicing macht solche Strukturen sichtbarer, da für strukturierte Rechnungen verlässliche und maschinenlesbare Daten erforderlich sind. Fehlende Kundennummern, uneinheitliche Adressen, nicht gepflegte Steuerinformationen oder unklare Vertragsdaten können dann schnell von einem organisatorischen zu einem technischen Problem werden.

Entsprechend sollten Unternehmen mindestens vier Ebenen betrachten:

  • Prozesse: Wo wird eine Rechnung ausgelöst und wer greift wann ein?
  • Daten: Welches System hält die führenden Informationen zu Kunde, Vertrag, Leistung, Preis und Rechnung?
  • Systeme: Welche Rolle spielen CRM, ERP, Billing, Finance und Dokumentenmanagement?
  • Schnittstelle: Wie werden die Daten zwischen diesen Systemen ausgetauscht?

Die Einführung der E-Rechnungen für Unternehmen ist daher eher ein End-to-End-Prozessprojekt als ein Dokumentenprojekt. Genau hier beginnt also die Prozessautomatisierung.

5. Sechs Fragen, die sich Unternehmen jetzt beantworten sollten

Neben PDF und Papier sollten auch die bestehenden EDI-, XRechnung-, ZUGFeRD- und Peppol-Prozesse erfasst werden können.

In CRM, ERP, im Vertragsmanagement, im Shop, im Billing oder in mehreren Systemen gleichzeitig? Ohne die entsprechenden Daten wird es früher oder später technische Probleme geben.

Von besonderer Relevanz sind Kundenstammdaten, Vertragsdaten, Preise, Rechnungsadressen und steuerlich relevante Informationen.

Jede manuelle Übertragung sollte dokumentiert und auf ihre Notwendigkeit hin geprüft werden. Diese Schritte könnten im Zweifel zu Mehraufwand und dadurch zu höheren Kosten führen.

E-Invoicing betrifft in der Regel die Abteilungen Finanzen und IT, aber auch den Vertrieb, das CRM und das Prozessmanagement. Ohne klare Verantwortlichkeiten besteht die Gefahr, dass isolierte Teillösungen entstehen.

Dabei sollten Format und Übertragungsweg getrennt betrachtet werden.

Aus diesen sechs Fragen lässt sich eine erste Gap-Analyse ableiten. Was funktioniert bereits, wo fehlen Daten und welche technischen oder organisatorischen Anpassungen sind erforderlich?

Sie können nicht alle Fragen eindeutig beantworten?

„Das ist nicht ungewöhnlich. Gerade in gewachsenen Systemlandschaften verteilen sich Rechnungs-, Kunden- und Vertragsdaten häufig auf mehrere Systeme und Verantwortlichkeiten.

aquilliance unterstützt Unternehmen genau an dieser Schnittstelle zwischen Prozessen, Daten und Technologie – von der Analyse bestehender Abläufe bis zur Konzeption und technischen Umsetzung geeigneter Lösungen.“

Bild von Olivia Miners

Olivia Miners

Consultant Digitalisierung

6. E-Invoicing als Teil des gesamten Rechnungsprozesses denken

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen betrifft nicht nur den letzten Schritt der Rechnungsstellung. Die dafür benötigten Informationen entstehen häufig deutlich früher, beispielsweise im CRM-System, im Angebot, im Vertrag oder im Billing-System.

Genau deshalb lohnt es sich, den gesamten Ablauf vom Angebot bis zur Zahlung zu betrachten. Dieser sogenannte Quote-to-Cash-Prozess verbindet unter anderem die Bereiche Vertrieb, Vertragsmanagement, Billing und Finanzen.

Je besser diese Bereiche verzahnt sind, desto weniger Daten müssen manuell übertragen oder mehrfach gepflegt werden. Das kann besonders bei wiederkehrenden Geschäftsmodellen relevant werden. Vertragslaufzeiten, Mengen, Nutzungsdaten oder Preisänderungen müssen zuverlässig in die spätere Rechnung einfließen.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht:

„Können wir E-Rechnungen für Unternehen erstellen?”

sondern:

„Wie kommen die richtigen Daten möglichst ohne manuelle Umwege in die Rechnung und von dort in die nachgelagerten Prozesse?”

E-Invoicing wird damit zu einem guten Anlass, nicht nur das Rechnungsformat zu verändern, sondern den dahinterliegenden Prozess insgesamt effizienter aufzubauen.

7. E-Invoicing mit Salesforce und JustOn

Unternehmen, die Salesforce bereits als zentrale Plattform für Kunden-, Vertrags- oder Vertriebsprozesse nutzen, stellen sich oft die Frage, ob sie die Rechnungsstellung in einen bestehenden Prozess integrieren oder ein separates System nutzen sollten.

Eine mögliche technologische Option ist das JustOn Billing & Invoice Management.

Laut der aktuellen offiziellen Produktdokumentation kann JustOn elektronische Rechnungen aus Rechnungsdatensätzen erzeugen und unterstützt unter anderem XRechnung in UBL-Syntax, Peppol BIS Billing UBL sowie ZUGFeRD/Factur-X. Für die E-Rechnung werden strukturierte Daten aus den zugrunde liegenden Datensätzen verwendet. Bei der Erstellung werden entsprechende Dateien erzeugt und verarbeitet.

Für XRechnung und Peppol BIS Billing kann JustOn zudem den Versand über das Peppol-Netzwerk unterstützen. Die Produktdokumentation beschreibt außerdem die E-Mail-basierte Verteilung entsprechender Formate.

Der strategisch interessantere Punkt ist allerdings nicht das einzelne Format.

JustOn positioniert Billing und Invoice Management als Teil eines digitalen Order-to-Cash-Prozesses innerhalb bzw. in Verbindung mit Salesforce. Dadurch können relevante Vertrags-, Kunden- und Rechnungsinformationen näher an den vorgelagerten CRM-Prozessen verarbeitet werden.

So entsteht aus der ursprünglichen Frage: „Wie erzeugen wir eine XRechnung?“ eine weiterführende Frage:

„Wie verbinden wir unseren Vertriebs-, Vertrags-, Billing- und Rechnungsprozess so, dass aus vorhandenen Daten automatisiert eine elektronische Rechnung entstehen kann?”

Hier setzt aquilliance an: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen bestehende Prozesse und Systemlandschaften, entwickeln geeignete Zielprozesse und unterstützen bei der technischen Umsetzung. Im Salesforce-Umfeld reicht das von der Beratung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung der Lösung.

8. Der europäische Blick: E-Invoicing wird zunehmend Infrastruktur

Auch außerhalb Deutschlands schreitet die Einführung strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen voran, jedoch nicht nach einem einzigen, für ganz Europa geltenden Zeitplan.

So verlangt Belgien seit dem 1. Januar 2026 für nahezu alle entsprechenden Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Land strukturierte elektronische Rechnungen. Ein per E-Mail versandtes PDF reicht dafür nicht aus (Belgian Federal Government, 2024).

Frankreich hingegen führt die Reform gestaffelt ein. Ab dem 1. September 2026 müssen die betroffenen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Große Unternehmen und sogenannte Entreprises de taille intermédiaire müssen ab diesem Zeitpunkt auch entsprechend ausstellen, kleinere Unternehmen folgen bei der Ausstellung zum 1. September 2027 (Ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, 2026).

Parallel dazu wurde das europäische Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) am 11. März 2025 verabschiedet. Ab dem 1. Juli 2030 greifen neue digitale Meldepflichten, die insbesondere für grenzüberschreitende B2B-Umsätze relevant sind. Die Umsetzung des Gesamtpakets erstreckt sich schrittweise bis 2035 (European Commission, 2026b).

Für international tätige Unternehmen spricht dies dafür, E-Invoicing nicht als einmalige deutsche Formatumstellung zu behandeln. Ihre Systemarchitekturen sollten möglichst flexibel genug sein, um unterschiedliche nationale Anforderungen, Formate und Übertragungswege abbilden zu können.

aquilliance könnte Sie dabei unterstützen, die Prozesse für E-Rechnungen im internationalen Kontext zu harmonisieren.

9. Was Unternehmen jetzt konkret tun können

Für viele Unternehmen ist es nicht der sinnvollste erste Schritt, sofort eine neue Software auszuwählen. Stattdessen sollte zunächst Transparenz geschaffen werden.

  • Regulatorische Betroffenheit klären: Gemeinsam mit den zuständigen Rechts- und Steuerexpert:innen sollte geklärt werden, welche konkreten Anforderungen und Fristen für die eigene Organisation gelten.
  • Ist-Prozess aufnehmen: Vom Auftrag bzw. Vertrag bis zum Zahlungseingang sollten Systeme, Datenflüsse, manuelle Schritte und Verantwortlichkeiten dokumentiert werden.
  • Datenqualität prüfen: Besonders Rechnungs-, Kunden-, Vertrags- und Adressdaten sollten daraufhin untersucht werden, ob sie vollständig, strukturiert und eindeutig gepflegt werden.
  • Technische Fähigkeiten der bestehenden Systeme analysieren: Welche Formate können ERP-, Finance-, CRM- und Billing-Systeme bereits erzeugen und verarbeiten? Welche Übertragungswege werden unterstützt?
  • Zielprozess definieren: Nicht nur „E-Rechnung versenden“, sondern den gewünschten Automatisierungsgrad des gesamten Billing-Prozesses beschreiben.
  • Erst anschließend die technologische Lösung festlegen: Bestehende Systeme können möglicherweise erweitert werden. In anderen Fällen sind Integrationen, zusätzliche Billing-Komponenten oder spezialisierte E-Invoicing-Dienste sinnvoll.

E-Rechnungen für Unternehmen sollten somit weder unterschätzt noch unnötig kompliziert betrachtet werden.

Die regulatorische Veränderung betrifft zunächst Rechnungen. Ihre praktische Umsetzung berührt jedoch deutlich mehr Bereiche: Datenqualität, Systemlandschaft, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und den Automatisierungsgrad zentraler Geschäftsprozesse.

Wer diese Zusammenhänge frühzeitig berücksichtigt, kann aus einer regulatorischen Anforderung ein strukturiertes Digitalisierungsprojekt machen und dabei nicht nur das Rechnungsformat, sondern auch den Prozess dahinter verändern.

Sie möchten wissen, wie sich E-Invoicing sinnvoll in Ihre bestehende CRM-, Billing- oder Finance-Landschaft integrieren lässt?

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Quellenverzeichnis