Breeze ist aktiviert. Calls werden zusammengefasst. Der eine oder andere Workflow nutzt bereits AI. Doch nutzt Ihr Unternehmen damit tatsächlich alle Möglichkeiten von HubSpot?
Mit den letzten Produktupdates sind erneut zahlreiche AI-Funktionen in HubSpot hinzugekommen. Sie unterstützen unter anderem bei der Erstellung von Content, der Zusammenfassung von Gesprächen, der Automatisierung von Prozessen oder dem Zugriff auf vorhandenes Unternehmenswissen.
Die technische Verfügbarkeit einer Funktion bedeutet allerdings noch nicht automatisch, dass sie im Arbeitsalltag sinnvoll eingesetzt werden kann.
Denn viele AI-Funktionen setzen etwas voraus, das zunächst wenig mit künstlicher Intelligenz zu tun hat: CRM-Daten, funktionierende Workflows, veröffentlichte Inhalte, dokumentiertes Wissen, aktiver Nutzer:innen und klare organisatorische Rahmenbedingungen.
Fehlen diese Grundlagen, bleibt ein Teil des Potenzials ungenutzt. Das Problem dabei ist, dass HubSpot nicht automatisch anzeigt, welche Möglichkeiten Sie gerade liegen lassen.
Und genau hier setzt der aquilliance AI Audit an.
Zusammengefasst: Der Audit bewertet die AI-Readiness Ihres HubSpot-Portals anhand verschiedener technischer und organisatorischer Faktoren und zeigt Ihnen, wo Sie aktuell stehen und an welchen Stellen sich ein genauerer Blick lohnt. Dafür kombiniert der Audit automatisiert ausgelesene Informationen aus Ihrem HubSpot-Portal mit Ihrer eigenen Einschätzung
In diesem Artikel erwartet Sie:
- 1. Warum vorhandene AI-Funktionen allein noch keinen AI-Mehrwert schaffen
- 2. Welche Voraussetzungen für AI in HubSpot entscheidend sind
- 3. Was der aquilliance AI Audit ist
- 4. Welche Bereiche im AI Audit betrachtet werden
- 5. Was der AI-Readiness-Score bedeutet
- 6. Warum AI-Readiness mehr als ein technisches Thema ist
- 7. Wie sicher die Verbindung mit HubSpot ist
- 8. Was Sie nach dem Audit mit dem Ergebnis machen sollten
1. Warum vorhandene AI-Funktionen allein noch keinen AI-Mehrwert schaffen
Wenn Unternehmen über AI sprechen, stehen häufig die neuesten Funktionen im Vordergrund. Welchen Content kann AI jetzt generieren? Welche Aufgaben kann nun Breeze übernehmen? Welche Workflows können ab sofort erweitert werden?
Für die tatsächliche Nutzung ist jedoch eine andere Frage oft entscheidender:
Sind die Daten, Prozesse und Inhalte in Ihrem HubSpot-Portal bereits so aufgebaut, dass diese Funktionen sinnvoll eingesetzt werden können?
- Ohne ausreichende CRM-Datenbasis bleiben datenbasierte Anwendungen eingeschränkt.
- Ohne funktionierende Workflows fehlt die Grundlage für weiterführende Automatisierungen.
- Ohne aufgezeichnete Calls können bestimmte AI-Funktionen rund um Transkription und Zusammenfassung nicht genutzt werden.
- Ohne Content fehlt AI-gestützten Content-Prozessen eine wichtige Grundlage.
- Ohne klare Governance ist möglicherweise technisch vieles möglich, organisatorisch aber wenig geregelt.
Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht, möglichst viele AI-Funktionen zu aktivieren. Es geht vielmehr darum, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass AI an den richtigen Stellen einen tatsächlichen Beitrag zu Marketing, Vertrieb und Service leisten kann.
Erfahren Sie mit unserem kostenfreien Audit in wenigen Minuten, wie AI-ready Ihr HubSpot wirklich ist!
2. Welche Voraussetzungen für AI in HubSpot entscheidend sind
Genau hier entsteht für Unternehmen eine besondere Herausforderung.
Eine fehlerhafte Integration erzeugt unter Umständen eine Fehlermeldung. Ein nicht funktionierender Workflow fällt auf. Fehlende Pflichtfelder können sichtbar gemacht werden.
Für ungenutztes AI-Potenzial existiert dagegen kein vergleichbares Warnsignal.
HubSpot meldet Ihnen beispielsweise nicht: „Diese Funktion wäre für Ihren Prozess bereits verfügbar, wird aber noch nicht genutzt.“
Dadurch entsteht eine schwer erkennbare Lücken zwischen den Möglichkeiten der Plattform und ihrer tatsächlichen Nutzung im Unternehmen.
Gerade bei umfangreicheren HubSpot-Portalen ist es deshalb schwierig, allein aus dem Tagesgeschäft heraus zu beurteilen:
- welche Grundlagen bereits vorhanden sind,
- welche AI-relevanten Funktionen sinnvoll genutzt werden könnten,
- wo strukturelle Voraussetzungen fehlen und
- welche Maßnahmen zuerst angegangen werden sollten.
Der aquilliance AI Audit soll genau diese Lücke transparenter machen!
3. Was ist der aquilliance AI Audit?
Der aquilliance AI Audit ist eine kostenfreie App, die die AI-Readiness eines HubSpot-Portals bewertet und daraus konkrete Handlungsempfehlungen ableitet.
Dazu verbinden Sie Ihr HubSpot-Portal per OAuth mit dem Audit. Die App erhält ausschließlich Lesezugriff und verändert keine Daten oder Einstellungen im Portal. Nach Abschluss des Audits kann die Anwendung jederzeit wieder entfernt werden.
Anschließend verbindet der Audit zwei Perspektiven:
- Technische Portal-Daten: Bestimmte Informationen werden automatisiert aus HubSpot ausgelesen und anhand fest definierter Kriterien bewertet.
- Ihre eigene Einschätzung: Weitere organisatorische und strategische Aspekte lassen sich nicht zuverlässig aus einem HubSpot-Portal ableiten. Diese werden deshalb über einen kurzen Fragebogen ergänzt.
Aus diesen beiden Komponenten entsteht anschließend ein AI-Readiness-Score zwischen 0 und 100 Punkten sowie eine Bewertung der einzelnen Bereiche.
Sie erhalten priorisierte Empfehlungen, die sich an Ihrem jeweiligen Entwicklungsstand orientieren.
Der gesamte Prozesse dauert nur wenige Minuten. Auch die aktuelle Produktseite beschreibt den Ablauf in vier Schritten:
1. HubSpot verbinden ➜ 2. Fragen beantworten ➜ 3. automatische Analyse durchführen ➜ 4. persönliche Readiness sowie konkrete nächste Schritte erhalten.
Welche bestehenden AI-Möglichkeiten bietet HubSpot bereits?
„Bei der Entwicklung war es uns wichtig, dass das Ergebnis nachvollziehbar bleibt. Der aquilliance AI Audit verwendet selbst keine künstliche Intelligenz für die Bewertung der AI-Readiness. Die Auswertung basiert auf definierten Kriterien und Schwellenwerten.
Damit unterscheidet sich der Audit bewusst von Anwendungen, die sich selbst als „AI-powered Analysis“ positionieren. Das Ziel besteht darin, strukturiert sichtbar zu machen, welche Voraussetzungen für den AI-Einsatz bereits bestehen und wo noch Entwicklungspotenzial vorhanden ist.“
Jonas Hessling
Frontend Developer
4. Welche Bereiche werden im AI Audit betrachtet?
Insgesamt fließen zehn Kategorien in die Bewertung ein.
Dabei ist eine Unterscheidung besonders wichtig: Sechs Bereiche können anhand vorhandener HubSpot-Daten automatisiert betrachtet werden. Vier weitere beruhen ausschließlich auf Ihrer eigenen Einschätzung.
Betrachtet werden unter anderem die vorhandenen und aktiven Workflows. Damit lässt sich einschätzen, wie stark die Automatisierung bereits im Portal verankert ist.
Hier fließen beispielsweise die Anzahl der vorhandenen Nutzer:innen und Super-Admins ein. Denn AI-Funktionen entfalten erst dann einen Mehrwert, wenn sie im Arbeitsalltag tatsächlich von Teams eingesetzt werden.
Die vorhandene Kontaktdatenbasis bildet die Grundlage für zahlreiche datenbezogene Funktionen innerhalb von HubSpot.
Der Audit betrachtet die vorhandenen, protokollierten Calls und Aufzeichnungen. Aufgezeichnete Gespräche sind beispielsweise die Voraussetzung für Funktionen rund um Transkription und automatische Gesprächszusammenfassungen.
Veröffentlichte Inhalte können für verschiedene AI-gestützte Content-Prozesse relevant sein. Deshalb wird die vorhandene Content-Grundlage betrachtet.
Veröffentlichte Wissensartikel spielen insbesondere für AI-gestützte Service- und Self-Service-Szenarien eine wichtige Rolle.
Die Kategorien entsprechen den Bereichen, die im aktuellen Audit als wesentliche Grundlagen für einen erfolgreichen AI-Einsatz aufgeführt werden.
Hinweis: Nicht alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen AI-Einsatz sind technisch messbar. Die folgenden vier Bereiche ergänzen deshalb die technische Analyse: Brand-Kit bzw. Markenidentität, Breeze-AI-Aktivierung, AI-Governance und das eigene Ziel. Diese Kategorien basieren ausschließlich auf Ihren Antworten.
5. Was bedeutet ein AI-Readiness-Score von beispielsweise 62 Punkten?
Ein Score allein hilft nur begrenzt.
Deshalb erhalten Sie neben dem Gesamtwert eine Bewertung der einzelnen Kategorien.
So kann ein Portal beispielsweise in den Kategorien „Nutzer & Team“ oder „CRM-Datenbasis“ bereits sehr gut aufgestellt sein, während in den Kategorien „AI-Governance“, „Content“ oder „Wissensdatenbank“ noch Potenzial vorhanden ist.
Dadurch entsteht keine allgemeine AI-Checkliste, sondern eine individuelle Basis. Denn unterschiedliche Readiness erfordern unterschiedliche nächste Schritte.
Für ein Unternehmen, das bisher kaum AI-Funktionen verwendet, können zunächst grundlegende Voraussetzungen relevant sein.
Ein bereits weit entwickeltes HubSpot-Team benötigt dagegen möglicherweise keine weitere Einführung in Breeze, sondern muss sich stärker mit Governance, Skalierung oder konkreten Use Cases auseinandersetzen.
Der Score ist daher weniger als Zeugnis zu verstehen. Er soll bei der Priorisierung Orientierung für das Unternehmen bieten.
6. Warum AI-Readiness mehr als ein technisches Thema ist
Die zehn Kategorien zeigen, dass Unternehmen AI nicht isoliert betrachten sollten. Ein erfolgreicher AI-Einsatz berührt mindestens vier Ebenen:
- Daten: Sind relevante Informationen ausreichend und strukturiert vorhanden?
- Prozesse: Existieren funktionierende Workflows und klar definierte Abläufe?
- Technologie: Sind die benötigten HubSpot-Funktionen verfügbar und sinnvoll eingerichtet?
- Organisation: Gibt es Ziele, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Regeln für den AI-Einsatz?
Damit wird AI-Readiness letztlich zu einem CRM- und Digitalisierungsthema. Genau diese Perspektive ist für Unternehmen relevant, die bereits in eine Plattform wie HubSpot investiert haben.
Denn der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht dadurch, dass möglichst viele neue Funktionen verfügbar sind. Er entsteht, wenn diese Funktionen in funktionierende Geschäftsprozesse integriert werden.
Wo steht Ihr HubSpot heute?
Finden Sie es in wenigen Augenblicken heraus und erfahren Sie, wo noch Potenzial drin steckt!
7. Wie sicher ist die Verbindung mit HubSpot?
Für den Audit wird die App per OAuth mit Ihrem HubSpot-Portal verbunden.
Dabei erhält sie ausschließlich die für die Analyse erforderlichen Leserechte. Es werden keine Datensätze, Workflows oder Einstellungen in Ihrem Portal verändert. Nach Abschluss des Audits können Sie die Anwendung auch wieder entfernen.
Wichtig ist allerdings:
Um eine App mit dem HubSpot-Portal verbinden zu können, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen. Für den AI Audit sind daher Super-Admin-Rechte bzw. die notwendigen App-Marketplace-Berechtigungen erforderlich.
Für die praktische Nutzung bedeutet das beispielsweise: Ein Marketing-Manager ohne entsprechende Berechtigung benötigt gegebenenfalls die Unterstützung eines HubSpot-Administrators.
Zusätzliche Sicherheit bietet die Veröffentlichung im offiziellen HubSpot App Marketplace. Dort ist der aquilliance AI Audit inzwischen öffentlich gelistet.
Kurz gesagt: Vielleicht nutzt Ihr Team bereits Breeze, automatische Call-Zusammenfassungen oder AI-Unterstützung in einzelnen Prozessen. Vielleicht stehen Sie auch noch am Anfang.
Der aquilliance AI Audit kombiniert dazu technische Informationen aus Ihrem HubSpot-Portal mit Ihrer eigenen Einschätzung und übersetzt diese in einen AI-Readiness-Score sowie eine Bewertung der Bereiche.
8. Was Sie nach dem Audit mit dem Ergebnis machen sollten
Der AI Audit soll bewusst keinen mehrstündigen Workshop ersetzen. Er soll Ihnen zunächst dabei helfen, schnell Transparenz zu gewinnen. Es lohnt sich deshalb, die identifizierten Potenziale in drei Schritten umzusetzen.
Nicht jeder niedrige Einzelwert ist automatisch gleich wichtig. Prüfen Sie deshalb, welche Bereiche einen direkten Einfluss auf Ihre aktuellen Geschäftsziele haben.
Wenn AI beispielsweise vor allem Ihren Service entlasten soll, können Wissensdatenbanken, Datenqualität und Governance stärker ins Gewicht fallen als andere Bereiche.
Bevor weitere AI-Anwendungen eingeführt werden, lohnt sich häufig ein Blick auf die bestehende HubSpot-Umgebung. Fehlen Daten, Inhalte oder Prozesse, wird dieses strukturelle Problem in der Regel nicht durch ein zusätzliches Tool gelöst.
AI sollte kein Selbstzweck sein.
Definieren Sie deshalb konkret, an welcher Stelle Zeit eingespart, die Qualität verbessert oder ein bestehender Prozess verändert werden soll.
Erst daraus lässt sich ableiten, welche HubSpot-Funktion sinnvoll eingesetzt werden kann.
