Unser Salesforce Education Cloud Projekt mit der Bucerius Law School

Salesforce Education Cloud

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eines unserer größten Projekte für den Higher Education Bereich vor. Unser letzter Beitrag drehte sich rund um die Funktionen und Vorteile der Education Cloud von Salesforce. Wenn Sie diesen Beitrag noch nicht gelesen haben, können Sie das hier nachholen. 

Wir starten mit einer kurzen Vorstellung unserer Kundin sowie der Ausgangssituation. Danach zeigen wir Ihnen, wie wir das Projekt strukturiert und inhaltlich sinnvoll unter Einsatz der Education Cloud abgewickelt haben.

Bucerius Law School

Die Bucerius Law School – Hochschule für Rechtswissenschaft GmbH ist eine gemeinnützige Organisation, die im Jahr 2000 von der ZEIT-Stiftung Ebelin und Gerd Bucerius gegründet wurde. Sie ist die erste private juristische Fakultät in Deutschland, die sich für eine Reform der deutschen Rechtswissenschaft und die Vertretung der deutschen rechtswissenschaften Gemeinschaft im internationalen Diskurs einsetzen.

Die Bucerius Law School hat sich an uns gewendet, weil sie Ihre Bewerbungsprozesse für die Studierenden neu gestalten wollten. Grundsätzlich handelt es sich um zwei unterschiedliche Bewerbungsprozesse. Während der erste Prozess auf die Bewerbungen für einen internationalen Master Studiengang ausgelegt ist, befasst sich der zweite Prozess mit den Bewerbungen ausländischer Studierender für ein Austauschtrimester oder die Teilnahme an einem Sommer-Programm der Bucerius Law School. 

Die Ausgangssituation

Zunächst haben wir uns die Ausgangssituation angeschaut und analysiert. Das ehemalige Bewerbungstool war nicht mehr aktuell, das Design war veraltet und erfüllte nicht die Qualitätsstandards. Zudem haben wir gemeinsam festgestellt, dass die Funktionalität des früheren Bewerbungstools eingeschränkt war und damit zu einem hohen Verwaltungsaufwand im Bewerbungsteam von Bucerius führte. Aufgrund der vielen Beteiligten, die an den Bewerbungsprozessen mitwirkte, waren die Prozesse kompliziert und erforderten viele Ressourcen, um relevanten Daten zu liefern. Die Interaktion zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bewerbungsbüros und den BewerberInnen erfolgte manuell und führte unter anderem zu fehlenden Bewerbungen und einem langsamen Bewerbungsprozess.

Die Lösung

Im Anschluss an die Bedarfsanalyse bestand der logische nächste Schritt in der Optimierung der Bewerbungsprozesse.

Zunächst haben wir die Bearbeitung der Bewerbungen neu arrangiert, welche anschließend in der Experience Cloud, die wir hierfür aufgesetzt haben, implementiert und auf der Homepage von der Bucerius Law School eingebettet wurde. Die Salesforce Experience Cloud ist eine großartige Möglichkeit, Informationen auszutauschen und mit Personen zusammenzuarbeiten, die für Ihre Geschäftsprozesse von entscheidender Bedeutung sind. Sie können es als Portal, ein Hilfeforum, eine Support-Community oder eine HR-Zentrale bezeichnen. Es ist großartiger Ort, um auf neue und andere Weise mit den wichtigen Personen in Ihrem Arbeitsumfeld in Kontakt zu treten. Die Bewerbung für einen Master Studiengang oder Sommer-Programm erfolgt für die Studierenden über die Community und wird von der Bucerius Law School bearbeitet. Die Bewerbung für ein Austauschtrimester ist ebenfalls in der Experience Cloud abgebildet, jedoch wird bei der Bearbeitung hierfür die Nominierungskomponente hinzugezogen. 

Durch die vollständige Verknüpfung mit Salesforce kann das International Office die Bewerberinnen und Bewerber direkt in Salesforce bewerten, genehmigen oder ablehnen. Dafür haben wir den Kommunikationsprozess automatisiert, was den Aufwand für die Mitarbeitenden erheblich gesenkt hat. Eine automatisch generierte E-Mail informiert die Beteiligten über eine Statusaktualisierungen und getroffene Entscheidungen. Wir haben dafür gesorgt, dass sich auch die Partneruniversitäten in der Experience Cloud einloggen können. Sie können Account- und Kontaktinformationen aktualisieren, sowie Studierende für das Austauschprogramm bei Bucerius Law School nominieren. Die PartnerInnen haben dann die Möglichkeit, den Bewerbungsstatus der nominierten Studierenden zu verfolgen. Die Experience Cloud dient somit als Schnittstelle zwischen den einzelnen Abteilungen innerhalb der Bucerius Law School und dessen Partneruniversitäten und ermöglicht allen Teilnehmenden jederzeit Zugriff auf relevante Daten. 

Das Ergebnis

Es ist unsere oberste Priorität ein Produkt für unseren Kunden zu schaffen, was optimal auf dessen Bedürfnisse und Wünsche zugeschnitten ist und lassen dabei unsere Ideen und Vorschläge für eine Prozessoptimierung einfließen. 

Am Ende haben wir für die Bucerius Law School ein neues Anwendungstools kreiert, welches nicht nur allen Kriterien gerecht wird, sondern auch über eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche verfügt, die mit weniger Administrationsaufwand für alle beteiligten Interessengruppen betrieben werden kann. Die Bewerbungs-Community erlebt das Bucerius-Branding und erfüllt alle gesetzlichen Standards in Kombination mit einem verbesserten und schnelleren Bewerbungsprozess. Das International Office, Partnerhochschulen und Bewerbende arbeiten in einem einheitlichen System und Partnerhochschulen werden stärker in den Bewerbungsprozess der nominierten Studierenden eingebunden. Die Bewerberinnen und Bewerber erhalten Live-Status-Updates zu ihren Bewerbungen, während interne Bucerius-MitarbeiterInnen die Bewerbungen fristgerecht erhalten und den gesamten Prozess abwickeln können, ohne auf andere Systeme oder Kommunikationstools zurückgreifen zu müssen. 

Durch die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Bucerius Law School hat sich eine langfristige und vor allem partnerschaftliche Beziehung ergeben. Diese ermöglicht uns auch weiterhin, Prozesse zu optimieren und jederzeit beratend zur Seite zu stehen. Wenn auch Sie an der Education Cloud oder weiteren Salesforce Tools interessiert sind, melden Sie sich gerne bei uns unter der +49 (0) 40-609 41 33 80 oder füllen Sie unser Kontaktformular hier aus.

Share:

More Posts

aquilliance ist Anaplan Partner

aquilliance ist offizieller Anaplan Partner!

11 Jahre Digitalisierungsberatung treffen auf 16 Jahre Connected Planning Expertise Nach über 250 erfolgreich umgesetzten Projekten rund um die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen auf

Send Us A Message