Die Automatisierung von Finanzprozessen ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein entscheidender Hebel, um effizienter zu arbeiten und Fehler zu vermeiden. Gerade Unternehmen, die Salesforce bereits als CRM einsetzen, stoßen oft auf das Problem, dass Vertrieb und Buchhaltung in unterschiedlichen Systemen laufen. Die Folge: Systembrüche, doppelte Datenpflege und manuelle Prozesse, die viel Zeit kosten und fehleranfällig sind.
Im Gespräch zwischen Emma Kamps, Business Process Analyst bei der aquilliance GmbH, und Reza Ghalamkarizadeh, Gründer und Geschäftsführer der aquilliance GmbH, wird deutlich, warum JustOn hier die optimale Lösung ist.
1. Typische Pain Points in der Abrechnung
Abrechnungsprozesse sind oft mit unnötigem Aufwand verbunden, bergen Risiken und führen nicht selten zu verpassten Umsätzen oder fehlerhaften Vorgängen.
„Viele unserer Kunden arbeiten immer noch mit manuellen Prozessen in der Rechnungserstellung. Das ist sehr fehleranfällig und verursacht enormen Aufwand. Besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, die bereits Salesforce nutzen, besteht oft ein Bruch zwischen Vertrieb und Abrechnung.“
Emma Kamps
Business Process Analyst aquilliance GmbH
Doch es geht nicht nur um den Arbeitsaufwand. Auch aus unternehmerischer Sicht birgt das ein erhebliches Risiko.
„Eine meiner größten Sorgen als Unternehmer ist, dass wir Leistungen erbringen, die am Ende gar nicht abgerechnet werden – sogenannte Blindleistungen. Das ist verschenkte Arbeit und damit Umsatz, der verloren geht.“
Reza Ghalamkarizadeh
Gründer & Geschäftsführer aquilliance GmbH
Neben dem Risiko und dem zusätzlichen Aufwand, der durch die doppelte Datenpflege (z. B. zwischen CRM-Systemen und Buchhaltungs-Tools wie Quicken oder Excel) entsteht, ergeben sich weitere strukturelle Herausforderungen:
- Vertragsverwaltung an verschiedenen Orten (CRM, Excel, Master Data Management)
- Kein 360-Grad-Blick auf den Kunden, weil Zahlungsstatus und offene Rechnungen nicht in Salesforce sichtbar sind
- Zeitaufwendige Abstimmungen, z. B. wer im Zahlungsverzug ist, oft sogar manuell am Wochenende
2. Die Lösung: Nahtlose Integration mit JustOn
Hier setzen die Produkte von JustOn an: Tools, die nativ in Salesforce integriert sind. Dadurch werden bestehende CRM-Daten direkt für die Finanzprozesse genutzt, ohne manuelle Übertragungen oder zusätzliche Schnittstellen.
„Das Schöne ist, ich muss keine neuen Systeme pflegen. Alle relevanten Daten – von der Opportunity bis zum Angebot – liegen ohnehin in Salesforce. Mit JustOn kann ich direkt aus Salesforce heraus automatisiert Rechnungen erstellen und verschicken.“
Reza Ghalamkarizadeh
Gründer & Geschäftsführer aquilliance GmbH
Die vier Kernfunktionen der JustOn-Produkte:
Billing & Invoice Management
- Rechnungserstellung (manuell oder automatisiert)
- E-Invoicing (digitale Rechnungsstellung)
- Vertrags- und Abrechnungsmodelle (z. B. wiederkehrende Abrechnungen, einmalige, nutzungsbasierte, quartalsweise, jährlich etc.)
- Reports und Analysen zur Rechnungsstellung
Cash Management
- Automatischer Zahlungsabgleich in Echtzeit
- SEPA-Lastschriften und Online-Zahlungen
- Mahnwesen und Überwachung des Zahlungsstatus’
DATEV-Connector
- Schnittstelle zum Steuerberater (z. B. DATEV)
- Automatisierte Übergabe der Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung
SCHUFA-Integration
- Bonitätsprüfungen direkt aus Salesforce
- Absicherung von Zahlungsrisiken schon im Vertriebsprozess (z.B. Entscheidung über Vorkasse)
3. Warum JustOn und nicht andere Lösungen?
Wir haben über die Jahre verschiedene Lösungen ausprobiert. Nur JustOn hat uns und unsere Kunden wirklich überzeugt. Durch die vielfältigen Anwendungen, die nahtlose Integration in Salesforce, aber auch durch Sicherheit und Compliance.
„Alle Daten bleiben in Salesforce. Die Datenhoheit liegt komplett beim Kunden, was gerade bei sensiblen Finanzprozessen enorm wichtig ist.“
Reza Ghalamkarizadeh
Gründer & Geschäftsführer aquilliance GmbH
Darüber hinaus ist JustOn:
- Kosten- und ressourcenschonend im Vergleich zu komplexen ERP-Systemen
- Flexibel einsetzbar in verschiedenen Ländern (inkl. Multi-Currency und länderspezifischen Standards und Steuerregeln)
- Zertifiziert nach deutschen und internationalen Standards:
- PSD2 – EU-Richtlinie für sichere Online-Zahlungen & Open-Banking-APIs
- IDW PS 880 – Prüfungsstandard der Wirtschaftsprüfer zur Zertifizierung von Buchhaltungssoftware (Konformität zu GoB und GoBD)
- ISO/IEC 25051:2014 – Standard für gebrauchsfertige Softwareprodukte
- NF203 (Frankreich) – länderspezifische Zertifizierung für Buchhaltungssoftware
Mit über 300 Kunden und mehr als 15 Jahren Erfahrung ist JustOn ein etablierter Partner, auf den sich Unternehmen langfristig verlassen können.
4. Erfolgreiche JustOn-Projekte und Best Practices
aquilliance hat JustOn bereits bei verschiedenen Kunden erfolgreich implementiert, z. B. bei Corporate Benefits, d.Vinci, oder der Heinze Akademie.
Unsere Referenzprojekte mit JustOn:
Dabei zeigte sich ein klarer Best Practice:
„Die Einführung von JustOn ist auch der perfekte Moment, um bestehende Finanzprozesse neu zu denken und zu optimieren. Statt alte Prozesse „nur“ zu digitalisieren, gestalten wir sie zusätzlich nachhaltiger und effizienter.“
Emma Kamps
Business Process Analyst aquilliance GmbH
Gerade mittelständische Unternehmen profitieren davon, Komplexität zu reduzieren und Finanzprozesse direkt dort abzubilden, wo ohnehin schon alle Kundendaten liegen – in Salesforce.
5. Wir fassen zusammen: Weniger Komplexität, mehr Effizienz
Wer Salesforce nutzt und seine Finanzprozesse effizienter gestalten will, findet in JustOn die perfekte Ergänzung, um von einer einzigen Datenquelle aus Vertrieb, Abrechnung, Buchhaltung und Zahlungsmanagement nahtlos zu verbinden.
Die Entscheidung für JustOn ist mehr als nur eine Tool-Auswahl. Richtig implementiert verschafft Ihnen die Lösung einen echten Effizienz-Booster durch automatisierte Prozesse, hohe Qualität und weniger Blindleistungen.
„Wir empfehlen JustOn, weil die Produkte nativ in Salesforce integriert sind, weil sie seit fast 15 Jahren für diese Plattform optimiert werden und weil sie die Finanzprozesse deutlich vereinfachen, statt neue Komplexität zu schaffen.“
Reza Ghalamkarizadeh
Gründer & Geschäftsführer aquilliance GmbH
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