Der Rollout der neuen Pardot-Funktion “Allow multiple Prospects with the same email address” ist abgeschlossen. Zeit für uns, die neuen Möglichkeiten und Änderungen genauer unter die Lupe zunehmen.

In Pardot ist als Standard die E-Mail-Adresse des Prospects der Unique Identifier. Das bedeutet, dass es keine zwei Prospects mit derselben E-Mail-Adresse in einer Pardot Instanz geben kann. Füllt beispielsweise jemand mit der E-Mail-Adresse eines bestehenden Prospects, aber sonst anderen Daten, ein Pardot Formular aus, wird kein neuer Prospect angelegt, sondern der bestehende aktualisiert. Die im Cookie getrackten Aktivitäten auf der Website werden ebenfalls dem bestehenden Prospect zugewiesen.

Es gibt aber auch Unternehmen, die in Salesforce mehrere Leads oder Contacts mit derselben E-Mail-Adresse führen, weil beispielsweise Leads für verschiedene Produkte oder Marken dupliziert werden oder mehrere reale Personen die gleiche E-Mail-Adresse benutzen. Bisher synchronisiert Pardot in solchen Fällen den Salesforce-Datensatz des Leads oder Contacts, der die höchste Aktualität hat. Mit dem neuen Pardot Feature “Allow multiple Prospects with the same email address” (kurz: AMPSEA) kann dieses Synchronisationsverhalten in Pardot geändert werden, sodass für jeden Datensatz ein Prospect in Pardot angelegt wird und umgekehrt.

Bei allen Pardot Accounts, die nach dem 14. Juni 2016 eingerichtet wurden, ist diese Funktion automatisch aktiviert.

AMPSEA einrichten

Die Funktion kann nun unter den Account Settings (Zahnrad > Settings > Allow multiple Prospects with the same email address) aktiviert werden. Einmal aktiviert, kann die Einstellung nicht wieder rückgängig gemacht werden! Aus diesem Grunde sollte man vorab detailliert und auch belastbar die Vor- und Nachteile sowie die Konsequenzen einer  Umstellung prüfen!

Ist die Funktion aktiv, ist nicht länger die E-Mail-Adresse der Unique Identifier, sondern die Salesforce ID (CRM ID), die in Salesforce für jeden Datensatz eindeutig ist. Prospects in Pardot benötigen dann keine eindeutige E-Mail-Adresse mehr.

Anlegen und Importieren von Prospects

Ist die neue Funktion aktiviert, kann in Pardot manuell einen neuen Prospect, der die selbe E-Mail-Adresse wie ein bestehender Prospect hat, angelegt werden. Zuvor hätten Sie hierbei eine Fehlermeldung erhalten. Der neu angelegte Prospect wird in Salesforce als neuer Lead angelegt.

Beim Import von Prospects gibt es nun die Option, neue Prospects über die Salesforce ID zu erstellen und bestehende darüber zu aktualisieren. Dafür muss in der zu importierenden .CSV-Datei eine entsprechende Spalte vorhanden sein. Im Importprozess kann die Spalte mit dem neuen Pardot-Feld “Crm Id” gemappt werden.

Visitors

Wenn Sie bisher eine E-Mail an einen Prospect gesendet haben, dieser Prospect die E-Mail an einen Freund weiterleitet und der Freund auf einen Link in der E-Mail klickt, wird der Cookie des Prospects zum Cookie des Freundes transferiert. Pardot geht dann nämlich davon aus, dass der Prospect seine E-Mail von einem anderen Endgerät aus geöffnet hat. Dies wird mit AMPSEA deaktiviert. Das gleiche gilt, wenn mehrere Personen an einem Rechner das gleiche Formular ausfüllen. Bisher würden die Visitor-Informationen im Cookie auf den neuesten Prospect übertragen werden. Durch AMPSEA behält derjenige, der das Formular zuerst ausfüllt seine Aktivitäten.

E-Mails

Über Pardot versendete E-Mails werden nur ein mal pro E-Mail-Adresse versendet, damit es nicht zu Spam-Beschwerden kommt. Wenn sich mehr als ein Prospect mit derselben E-Mail-Adresse in der Empfängerliste befindet, wird an den Prospect, der die letzte Aktivität hatte, gesendet. Dies gilt auch für A/B-Tests.

Hard-Bounces, globale Opt-Outs sowie Opt-Ins und Opt-Outs aus einzelnen Listen wirken sich auf alle Prospects mit der betreffenden E-Mail-Adresse aus. Soft-Bounces werden pro Prospect gezählt, allerdings werden die Soft-Bounces verschiedener Prospects mit gleicher E-Mail-Adresse zusammengezählt, sodass bei fünf Soft-Bounces alle Prospects mit der E-Mail-Adresse Opt-Out werden.

Engagement Studio und Drip Programs

Sind mehrere Prospect mit derselben E-Mail-Adresse auf der Empfängerliste eines Drip Programs oder Engagement Programs wird nur der Prospect, der als letztes aktiv war, das Program durchlaufen. Ein Prospect kann nicht in ein Program, in dem sich bereits ein Prospect mit derselben E-Mail-Adresse befindet oder befunden hat, hinzugefügt werden. Ändert sich die E-Mail-Adresse des Prospects und er befindet sich weiterhin auf der Empfängerliste, startet er in das Program.

Automation Rule

Es werden weiterhin alle Prospects, die den Automationsregeln entsprechen, verarbeitet. Wird allerdings als eine der Actions eine E-Mail versendet, wird der E-Mail-Versand, aber auch alle weiteren Actions dieser Automation Rule, auf den Prospect angewendet, der zuletzt aktiv war.

Formulare

Über ein Formular kann niemals ein Prospect, der dieselben E-Mail-Adresse, wie ein bestehender Prospect hat, angelegt werden. Die eingegebenen Daten und die auszuführenden Completion Actions werden immer einem bestehenden Prospect zugeordnet. Entweder dem, dessen Cookie eindeutig zugeordnet werden kann oder falls nicht, dem Prospect mit der letzten durch Pardot registrierten Aktivität.

Pardot Feld “email”

Bei Pardot Feldern kann generell im Sync Behaviour ausgewählt werden, ob der Pardot-Wert oder der Salesforce-Wert oder der zuletzt aktualisierte Wert synchronisiert wird. Dies funktioniert bisher beim Feld “email” nicht, da die E-Mail-Adresse eindeutig sein muss. Ist AMPSEA aktiviert, können Sie auch beim “email”-Feld auswählen, welcher Datensatz die Synchronisationspriorität erhält.

Salesforce Synchronisation

Bei deaktiviertem AMPSEA prüft Pardot in Salesforce, ob ein Contact oder Lead mit derselben E-Mail-Adresse in Salesforce existiert. Falls ja, wird der Prospect damit synchronisiert. Falls nicht, wird ein neuer Lead in Salesforce angelegt. Allerdings erst, wenn der Prospect in Pardot einem Nutzer zugeordnet wurde, weil der Prospect erst dann als Marketing Qualified Lead gezählt wird.

Im Salesforce Connector gibt es die Option, dass ein neuer Lead oder Contact in Salesforce automatisch in Pardot als Prospect erstellt wird. Diese Option ist bei AMPSEA standardmäßig aktiviert. Außerdem aktiviert ist die Option, dass bei einem Nicht-Vorhandensein einer CRM ID die E-Mail-Adressen als zweites Kriterium abgeglichen wird. So kann verhindert werden, dass unnötig Leads in Salesforce erstellt werden.

Salesforce Engage

Für Nutzer von Salesforce Engage mit Pardot ändert sich folgendes: Engage Campaigns rufen Prospects aus Pardot jetzt über die CRM ID ab und nicht mehr über die E-Mail-Adresse. Bei der Gmail-Integration kann jetzt ausgewählt werden, an welchen Prospect mit derselben E-Mail-Adresse eine E-Mail versendet werden soll.

API

Falls Sie die Pardot API verwenden, noch folgender Hinweis: AMPSEA funktioniert nur mit der aktuellen Version 4 der Pardot API.

Disclaimer

Die aquilliance GmbH übernimmt keinen Anspruch auf Vollständigkeit der oben stehenden Informationen. Vor einer Umstellung ist die jeweils aktuelle und offizielle Pardot-Dokumentation zu diesem Thema zu konsultieren.

Disclaimer: Pardot ist ein Produkt von Salesforce.com und wird ständig weiterentwickelt. Die aquilliance GmbH übernimmt keinen Anspruch auf Vollständigkeit der hier stehenden Informationen und haftet nicht für Schäden, die möglicherweise durch die beschriebenen Anwendungen entstehen können. Vor dem Einsatz empfehlen wir, die jeweils aktuelle und offizielle Pardot-Dokumentation zu diesem Thema zu konsultieren.