Workflow Actions: Mit HubSpot Prozesse automatisieren in allen Bereichen
Steckt HubSpot in Ihrem Kopf auch in der Schublade Marketing-Automation?
Wussten Sie, das mit dem Sales Hub und dem Service Hub auch weitere Unternehmensfunktionen von der Software abgedeckt werden?
Können Sie sich vorstellen, dass sich mit HubSpot Prozesse automatisieren lassen, die alle Geschäftsbereiche abdecken und auch über Drittanwendungen hinweg digitalisieren lassen?
In diesem Artikel stelle ich Ihnen ein paar fortgeschrittene Funktionalitäten von HubSpot vor, die Ihre Prozessautomatisierung auf das nächste Level heben können.
Operations Hub
Eines der eher mysteriösen Hubs ist mit Sicherheit das Operations Hub. Dabei ist es gleichzeitig auch eines der mächtigsten Tools aus dem Angebot von HubSpot.
Was ist eigentlich dieses Operations Hub von HubSpot? Wozu braucht man das?
Prinzipiell ist das Operations Hub eigentlich ein AddOn zum Marketing Hub oder dem CRM, das Nutzern neue Funktionen innerhalb ihrer gewohnten Anwendung freischaltet:
Datensynchronisierung und Datenqualität: Mit dem Operations Hub erweitern sich die Möglichkeiten zur Integration von HubSpot mit anderen Systemen und es werden Features bereitgestellt, die automatisch Daten bereinigen. Sie wollen zum Beispiel, dass Namen immer mit einem Großbuchstaben beginnen? Kein Problem! Aber auch komplexe Formeln lassen sich anwenden, um konsistente Daten zu erzeugen.
Erweiterung der Prozessautomatisierung: Das Operations Hub stellt innerhalb von Workflows neue Funktionen bereit. So lassen sich direkt Webhooks triggern, mit Node.js oder Python programmierter Custom Code ausführen und Formatierungsfunktionen direkt einbinden. So können Sie komplexe Automatisierungen bauen, APIs von Drittanbietern direkt aus einem Workflow heraus ansprechen und im Prinzip Ihr gesamtes TechStack über HubSpot durchautomatisieren.
Erweitertes Reporting: In der Enterprise-Edition stehen dann noch neue Reportingfunktionen zur Verfügungen, zum Beispiel die Möglichkeit, Datasets zu erstellen.
Insgesamt macht das Operations Hub aus Ihrem HubSpot die ultimative Low-Code-Automatisierungsmaschine für Ihr gesamtes Business.
Send a WebHook Workflow Action
Schnell Daten austauschen: Send a Webhook Actions ermöglichen es, aus einem Workflow heraus einen Webhook aufzurufen. So können Sie ganz einfach Daten aus Drittsystemen heraus abfragen und in ihrem Workflow weiterverwenden.
Die Send a Webhook Action steht Nutzern zur Verfügung, die das Operations Hub Professional im Einsatz haben. Sie erlaubt, Daten aus dem Workflow heraus an einen Webhook zu senden und Daten aus dem Webhook im Workflow weiterzuverwenden.
Custom Code Workflow Action
Volle Flexibilität: Custom Code Workflow Actions erlauben es Ihnen, komplexe Operationen durchzuführen und Drittanbieter-APIs anzusprechen.
Die Custom Code Action steht Nutzern zur Verfügung, die das Operations Hub Professional im Einsatz haben. Sie erlaubt individuellen Code, in Node.js oder Python geschrieben, direkt in einem Workflow auszuführen.
Dadurch ist es im Prinzip möglich, API-Calls und komplexe Datenoperationen auszuführen und direkt in den Ablauf zu integrieren.
Drei Beispiele für eine praktische Anwendung:
- Bei Anlage eines neuen Kontakts eine Abfrage bei Kickbox starten, um die E-Mail-Adresse direkt zu validieren und die Wahrscheinlichkeit einer Zustellung berechnen zu lassen.
- Bei Erstellung einer neuen Firma ChatGPT um eine kurze Zusammenfassung der Unternehmenswebseite bitten, das Ergebnis in die “About us”-Property eintragen und für den Vertrieb direkt in einem Playbook ausgeben lassen.
- Bei erfolgreichem Abschluss eines Deals automatisch für alle involvierten Kontakte einen Nutzeraccount in einem Drittsystem anlegen.
Durch Custom Code wird der Workflow in HubSpot zu einem mächtigen Automatisierungs-Tool.
Beschreibungen für Custom Code Workflow Actions
Im HubSpot EMEA Partner Products Update vom Februar 2024 wurde ein neues Feature vorgestellt: Beschreibungen für Custom Code Workflow Actions. Bisher war es etwas unübersichtlich, wenn Custom Code in einem Workflow integriert wurde. Man musste in die Kommentare im Code selber gehen – falls vorhanden – um zu verstehen, was die jeweilige Action genau macht.
Im neuesten Update hat sich hier noch ein bisschen was getan: es lässt sich nämlich eine Beschreibung hinzufügen, die dann auch im Workflow direkt angezeigt wird.
So behalten Sie den Überblick, was Ihr Code genau macht und auch für den technischen Laien wird transparent, was in diesem Schritt des Workflows
geschieht.
Action Sets
Action Sets sind ein relativ neues Feature, das die Arbeit mit Workflows deutlich vereinfacht. Im prinzip handelt es sich um eine Templating-Funktionalität für Workflows. Das Feature erlaubt es Ihnen, ganze Workflows oder ausgewählte Teile daraus als Vorlage abzuspeichern und dann einfach in neuen Workflows wiederzuverwenden. Das spart Zeit bei sich wiederholenden Aktionen.
So funktionieren Action Sets:
- Beim Hinzufügen einer Aktion in einem Workflow gibt es nun die neue Option “Action sets”.
- Hier finden Sie alle bereits von Ihnen generierten Actionsets sowie die Option, ein neues Set zu erstellen.
- Sobald Sie ein Action Set auswählen, werden alle Aktionen aus diesem Set an der beabsichtigten Stelle eingefügt.
Das Feature bringt eine hohe Zeitersparnis beim Anlegen von Workflows. Action Sets sind nämlich auch übertragbar. So können Best Practices im Team einfach geteilt und verfügbar gemacht werden.
Leider funktionieren Action Sets nicht als Templates. Das bedeutet, wenn Sie ein Action Set einmal in deinen Workflow integriert haben, werden Änderungen am Action Set selber nicht mehr an die Workflows ausgespielt, die dieses Action Set beinhalten. Es handelt sich also nicht um richtige Templates, bei denen Änderungen am Template an alle Inhalte weitervererbt werden, sondern eher um eine Copy & Paste-Funktionalität.
Fazit: Mit HubSpot Prozesse automatisieren ist ein Kinderspiel
In Kombination erlauben die vorgestellten Automatisierungs-Funktionen in HubSpot mächtige, umfangreiche Workflows, mit denen sich über verschiedene Systeme hinweg Unternehmensprozesse vereinfachen und digitalisieren lassen. Dabei kommen weitgehend No Code- und Low Code-Elemente zum Einsatz, die dann gezielt mit Code um die nötige Flexibilität erweitert werden können.
Sauber integrierte Custom Code Actions oder Send a Webhook Actions können als Vorlage abgespeichert und dann bequem wiederverwendet werden.
So lassen sich Automatisierungsaufgaben auch perfekt je nach speziellen Skills im Team verteilen. Entwickler müssen nur an den Stellen zum Einsatz kommen, die ein hohes Maß an individuellen Lösungen erfordern, während grundlegende Logiken und Abläufe von Usern ohne Programmierkenntnisse konfiguriert werden können.
Ressourcen: Mit HubSpot Prozesse automatisieren
Mehr zum Operations Hub
Mehr zu Send a Webhook Actions
Mehr zu Custom Code Actions
