Es gibt viele Gründe für den Wechsel eines CRM-Systems: strategische Überlegungen, historisches Wachstum oder schlicht das Preisniveau. Damit der Wechsel ohne Verlust von Kundendaten gelingt, ist eine Datenmigration unumgänglich.

Datenmigration bezeichnet die strukturierte Übertragung von Daten aus einem Ursprungssystem in ein Zielsystem. Ziel ist es, Informationen verlustfrei, konsistent und in der gewünschten Struktur in das Zielsystem zu überführen.

Inhalt

1. Was bedeutet Datenmigration von Salesforce zu HubSpot?

Die Migration von Salesforce zu HubSpot beschreibt den strukturierten und geplanten Wechsel eines Unternehmens vom CRM-System Salesforce zur HubSpot-Plattform. Ziel ist es, alle relevanten Daten wie Kontakte, Unternehmen, Deals, Aktivitäten und gegebenenfalls Custom Objekte aus Salesforce so zu übertragen, dass sie in HubSpot nahtlos weiterverwendet werden können.

Eine Migration von Salesforce zu HubSpot ist weit mehr als ein bloßer Datenexport und -import:

Umfang der Migration

  • Neustrukturierung der CRM-Prozesse
  • Transformation bestehender Objekte und Felder
  • Neuaufsetzen von Automatisierungen (Workflows, E-Mail-Sequenzen)
  • Berücksichtigung systembedingter Unterschiede, zum Beispiel benutzerdefinierte Objekte, Feldtypen, Funktionen wie Einstein Activity Capture (EAC)

Als zentraler Baustein strategischer Initiativen ermöglicht die Datenmigration die nahtlose Nutzung des neuen CRM und gelingt nur mit sorgfältiger Vorbereitung, durchdachter technischer Umsetzung und klarer Kommunikation.

2. Typische Gründe für eine Migration von Salesforce zu HubSpot

Unternehmen entscheiden sich aus verschiedenen Gründen für eine Migration von Salesforce zu HubSpot:

  • Kostenoptimierung

  • Bessere Benutzerfreundlichkeit

  • Konsolidierung von Tools

  • Neustart nach organisatorischen Veränderungen

  • Stärkere Integration von Marketing und Vertrieb

  • Skalierbarkeit

3. Ablauf einer Migration von Salesforce zu HubSpot

Prozess Datenmigration Salesforce zu Hubspot

 

Eine Datenmigration von Salesforce zu HubSpot folgt in der Regel einem klaren Ablauf in vier Phasen. Jede davon ist entscheidend für den späteren Erfolg und sollte sorgfältig umgesetzt werden.

Vorbereitung:
Zu Beginn wird analysiert, welche Objekte, Felder und Relationen in der bestehenden Salesforce-Instanz genutzt werden. Nicht mehr benötigte Daten sollten identifiziert und bereinigt werden. Objekte wie Leads, Accounts und Opportunities werden den entsprechenden HubSpot-Objekten zugeordnet. Auch Felder, Picklists und benutzerdefinierte Objekte müssen abgebildet werden. Workflows und Automatisierungen werden dokumentiert.

Testmigration:
Ein Teildatensatz wird testweise übertragen. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen. Die Darstellung, Feldzuordnungen und Workflows können überprüft werden.

Durchführung:
Nach erfolgreicher Validierung folgt die vollständige Datenübertragung. Dies kann über CSV, API oder Drittanbieter-Tools erfolgen. Anschließend werden Datenqualität und Vollständigkeit geprüft.

Nachbereitung:
Automatisierungen und Reports werden in HubSpot neu erstellt. Benutzerrollen, Rechte und Dashboards müssen angepasst werden. Schulungen und Dokumentationen unterstützen die interne Einführung.

„Wer bei der Migration von Salesforce zu HubSpot ohne klaren Plan und Kommunikation agiert, riskiert inkonsistente Datenstrukturen, fehlerhafte Workflows und hohen Korrekturaufwand.“

Finn Rakow
Data Expert & Geschäftsführer aquilliance GmbH

Finn Rakow

4. Manuelle vs. automatisierte Migration 

Bei einer Migration von Salesforce zu HubSpot gibt es grundsätzlich zwei Herangehensweisen: die manuelle Datenübertragung über CSV-Dateien und die automatisierte Migration mithilfe von Tools oder API-Skripten. Beide Methoden haben ihre Berechtigung – abhängig von Datenmenge, Komplexität und internen Ressourcen.

Eine manuelle Migration ist insbesondere bei kleineren Datenmengen oder weniger komplexen Setups eine praktikable Option, denn bei mehrstufigen Migrationen bzw. Testzyklen erhöht sich die Komplexität signifikant. Die manuelle Migration erfolgt in der Regel über den Export und Import von CSV-Dateien zwischen Salesforce und HubSpot. Dabei sollten folgende technische Rahmenbedingungen berücksichtigt werden:


CSV-Dateien im UTF-8-Format:
HubSpot verlangt UTF-8-codierte Dateien, um Umlaute, Sonderzeichen und internationale Zeichen korrekt zu verarbeiten.
Strukturierte Exporte:
Best Practice ist es für jeden Objekttyp – etwa Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets – eine separate Datei zu erstellen . Beispielsweise contacts.csv, companies.csv usw.


Eine Zeile pro Datensatz:
Jeder Eintrag wird als eigene Zeile in der Datei dargestellt, inklusive aller relevanten Felder.


Spaltenüberschriften müssen exakt passen:
Die Spaltenüberschriften in der CSV-Datei sollten den internen Property-Namen in HubSpot entsprechen, damit sie korrekt zugeordnet werden können. Dies kann auch beim Upload im Import-Tool geprüft und angepasst werden.


Import über das HubSpot-Interface:
Der Datenimport erfolgt über das Import-Werkzeug im Zielsystem. Dort wird ausgewählt, welcher Objekttyp importiert werden soll und ob neue Datensätze erstellt oder bestehende aktualisiert werden.


Wichtige Hinweise zur manuellen Migration:
Beziehungen (Associations) sind nur eingeschränkt möglich:
In HubSpot lassen sich über CSV nur einfache Verbindungen abbilden, etwa zwischen Kontakten und Unternehmen. Komplexere Zuordnungen, wie etwa zwischen Deals, Tickets und mehreren Kontakten, erfordern in der Regel eine zweite Importdatei oder manuelle Nacharbeit. Voraussetzung dafür ist, dass die Verknüpfungslogik bereits in HubSpot vorbereitet wurde. Eindeutige Kennzeichen wie E-Mail-Adresse oder Unternehmensdomain müssen vorhanden und korrekt gepflegt sein.


Historische Aktivitäten werden nicht übertragen:
Daten wie E-Mails, Meetings, Anrufe oder Aufgaben können über die manuelle Methode nicht migriert werden, da diese Informationen nicht per CSV übertragbar sind.


Zeitstempel und Systemfelder sind gesperrt:
Systemeigene Felder wie „Erstellt am“ oder „Letzter Kontakt“ lassen sich in HubSpot nicht frei befüllen, da sie automatisch vom System verwaltet werden.


Trotz dieser Einschränkungen kann eine manuelle Migration bei überschaubaren Datenstrukturen ein schneller und kostengünstiger Weg sein, vorausgesetzt, die CSV-Dateien sind sauber vorbereitet und korrekt auf das Zielsystem abgestimmt. Allerdings ist das Verfahren aufwändig, muss manuell durchgeführt werden und bindet personelle Ressourcen. Zudem ist es fehleranfälliger als eine automatisierte Lösung, insbesondere bei der Zuordnung von Feldern und Beziehungen.

Die automatisierte Migration eignet sich vor allem dann, wenn mehrere Objekte, große Mengen an benutzerdefinierten Properties, detaillierte Workflows oder zeitkritische Prozesse übernommen werden sollen.Diese erfolgt mithilfe spezialisierter Tools oder individueller Skripte über die HubSpot-API. Sie ermöglicht deutlich mehr Kontrolle, Präzision und Effizienz im Migrationsprozess.

Große Datenmengen und komplexe Relationen:
Tools wie migratemycrm oder datawarehouse.io sind auf die strukturierte Übertragung großer Datenbestände ausgelegt. Sie können nicht nur Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets übertragen, sondern auch deren Beziehungen zueinander abbilden.

Mehrstufige Migrationen:
Eine automatisierte Migration kann in mehreren Phasen durchgeführt werden. Dazu zählen eine Testmigration in eine Sandbox-Umgebung, ein strukturierter Review-Prozess und eine finale Live-Migration. Die Konfiguration kann gespeichert und bei Bedarf wiederverwendet werden.

Delta-Importe und API-Synchronisation:
Gerade bei längeren Projekten ändern sich Daten regelmäßig. Tools wie migratemycrm ermöglichen sogenannte Delta-Updates, bei denen nur neue oder veränderte Daten seit dem letzten Lauf synchronisiert werden. Das reduziert den Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

5. Typische Fehlerquellen aus der Praxis

Daten aus Einstein Activity Capture (EAC) nicht exportierbar: 
Daten wie E-Mails, Meetings und Anrufe, die über EAC in Salesforce erfasst wurden, werden nicht in klassischen Salesforce-Objekten gespeichert, sondern in einem separaten Datenspeicher. Diese Daten sind nicht über die API abrufbar und können daher nicht migriert werden. Für Nutzer wirken sie in der Benutzeroberfläche wie reguläre Daten, technisch existieren sie jedoch nicht als exportierbare Datensätze. Deshalb ist es wichtig, betroffene Stakeholder frühzeitig zu informieren und gegebenenfalls EAC vor der Migration zu deaktivieren.

Beziehungen zwischen Objekten fehlen:
Bei einem einfachen CSV-Export gehen Beziehungen zwischen Kontakten, Unternehmen, Deals oder Aktivitäten verloren. Diese müssen entweder manuell wiederhergestellt oder automatisiert übertragen werden.

Feldzuordnungen sind unvollständig:
Picklists, benutzerdefinierte Felder und Mehrfachauswahl müssen korrekt abgebildet werden. Ungenaue oder fehlende Mappings führen zu Datenverlust oder Fehlern.

Workflows und Automatisierungen gehen verloren: Automatisierungen aus Salesforce lassen sich nicht direkt übertragen. Sie müssen in HubSpot neu konzipiert und aufgebaut werden.

Berechtigungsstrukturen passen nicht:
Salesforce-Profile unterscheiden sich stark von HubSpot-Teams und Benutzerrechten. Rollen und Freigaben müssen neu definiert werden.

6. Unsere wichtigsten Learnings aus Salesforce-zu-HubSpot-Migrationen

Frühzeitiges Erwartungsmanagement ist entscheidend:
Viele Salesforce-Nutzerinnen und Nutzer gehen davon aus, dass alle sichtbaren Daten migriert werden können. Besonders bei Einstein Activity Capture ist das nicht der Fall. Diese Daten wirken zwar wie echte Aktivitäten, sind technisch aber nicht übertragbar. Das muss im Vorfeld klar kommuniziert werden, um Akzeptanzprobleme zu vermeiden.
Custom Objects erfordern strategisches Vorgehen:
Salesforce ermöglicht unbegrenzte benutzerdefinierte Objekte. In HubSpot sind diese begrenzt und erfordern einen gezielten Einsatz. Es ist daher wichtig zu prüfen, welche individuellen Objekte wirklich übernommen werden müssen und wie sie sich gegebenenfalls als Standardobjekte oder strukturierte Felder abbilden lassen.
Datenstrukturen sind meist historisch gewachsen und komplex:
Salesforce wird oft über Jahre hinweg mit zahlreichen Workarounds, Workflows und Validierungsregeln angepasst. Diese Komplexität lässt sich nicht eins zu eins übertragen. Eine Migration ist deshalb auch ein Projekt zur Vereinfachung und Neustrukturierung. Das Mapping sollte nicht nur technisch, sondern auch fachlich durchdacht sein.
Workflows und Automatisierungen müssen neu gedacht werden:
Salesforce-Nutzer verlassen sich häufig auf komplexe Prozesse mit Apex-Code, Flow-Buildern oder Validierungslogiken. HubSpot verwendet ein anderes Automatisierungsmodell, das stärker visuell und auf Trigger basiert. Bestehende Prozesse sollten nicht einfach kopiert, sondern neu konzipiert werden.
Benutzerrollen und Rechtekonzepte unterscheiden sich grundlegend:
Salesforce bietet sehr detaillierte Berechtigungsstrukturen. HubSpot arbeitet dagegen mit Teams und Tool-Zugriffsrechten. Wer von Salesforce migriert, muss ein neues Rollen- und Sicherheitskonzept entwickeln.
Die Migration ist der richtige Zeitpunkt für Datenbereinigung:
In Salesforce finden sich häufig veraltete oder unvollständige Datensätze. Statt alles zu übernehmen, lohnt sich eine gezielte Bereinigung vor der Migration. So startet das Unternehmen mit einer sauberen Datenbasis in HubSpot.
Es braucht klare Kommunikation und aktives Change Management:
Der Wechsel von Salesforce zu HubSpot ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern eine Veränderung für das gesamte Team. Schulungen, interne Kommunikation und kontinuierliche Unterstützung nach dem Go-live sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.

Sie haben Fragen oder möchten sich persönlich austauschen?
Dann vereinbaren Sie hier direkt einen Termin mit uns: Link zur Terminvereinbarung