In vielen Unternehmen entstehen im Laufe der Zeit komplexe CRM-Strukturen. Das kann durch Wachstum, Umstrukturierung oder technologische Weiterentwicklungen bedingt sein. Wenn die Entscheidung fällt, einen neuen HubSpot-Account aufzusetzen oder bestehende Accounts zusammenzuführen, wird eine Datenmigration notwendig.
Datenmigration bezeichnet die strukturierte Übertragung von Daten aus einem Ursprungssystem in ein Zielsystem. Ziel ist es, Informationen verlustfrei, konsistent und in der gewünschten Struktur in das Zielsystem zu überführen.
Inhalt
1. Was bedeutet Datenmigration innerhalb von HubSpot?
Eine Datenmigration innerhalb von HubSpot umfasst weit mehr als den Export und Import von Standardobjekten wie Kontakten oder Deals. Auch Verknüpfungen zwischen Objekten (Associations), benutzerdefinierte Eigenschaften, Automatisierungen, Marketing-Assets sowie Dashboards und Berichte müssen übertragen werden. Rollen und Berechtigungen sind ebenfalls zu beachten, um die gewohnte Arbeitsweise im neuen Account nahtlos fortzusetzen.
Besonders herausfordernd wird es bei vielen benutzerdefinierten Feldern, komplexen Workflows oder großen Datenmengen inklusive historischer Informationen. Entscheidend ist zudem die korrekte Wiederherstellung der Datenbeziehungen, etwa zwischen Deals, Kontakten und Unternehmen.
Da HubSpot keine native Account-zu-Account-Migration unterstützt, erfordert der Prozess eine strukturierte Planung und meist auch technische Hilfsmittel wie APIs, Skripte oder spezialisierte Tools. Ziel ist eine konsistente, vollständige Migration ohne längere Unterbrechungen oder manuelle Nacharbeiten.
2. Typische Gründe für einen internen Wechsel
Es gibt viele Szenarien, in denen Unternehmen eine Migration innerhalb von HubSpot durchführen:
- Zwei oder mehr Accounts sollen konsolidiert werden (zum Beispiel nach einem Firmenzusammenschluss)
- Ein historisch gewachsener Account soll durch eine strukturierte Neuinstanz ersetzt werden
- Bereiche oder Daten sollen organisatorisch getrennt werden (zum Beispiel bei Ausgründung oder Rebranding)
Ein Unternehmen mit mehreren Tochterfirmen oder Marken möchte diese künftig sauber getrennt als eigene Instanzen oder über strukturierte Workspaces abbilden
4. Ablauf einer typischen Hub-to-Hub-Migration
Eine Datenmigration innerhalb von HubSpot folgt in der Regel einem klaren Ablauf in vier Phasen. Jede davon ist entscheidend für den späteren Erfolg und sollte sorgfältig umgesetzt werden.
Vorbereitung:
Zu Beginn werden die vorhandenen Daten strukturiert gesichtet, Felder abgeglichen und Objektgrenzen geprüft. Ziel ist es, ein klares Mapping aller benötigten Informationen für das Zielsystem zu erstellen und die technischen Rahmenbedingungen abzusichern.
Durchführung:
Die vorbereiteten Daten werden anschließend ins neue System importiert, entweder manuell oder automatisiert. Besonders wichtig ist dabei, dass Verknüpfungen zwischen Objekten wie Kontakten und Firmen korrekt wiederhergestellt werden. Relevant kann hierfür eine Testmigration in einer Testumgebung sein, wie z.B. der Hubspot Sandbox.
Testing:
Bevor die Daten produktiv genutzt werden, sollten Stichproben überprüft und zentrale Prozesse wie Workflows oder Listenfunktionen getestet werden. So lassen sich Fehlerquellen frühzeitig erkennen und beheben.
Nachbereitung:
Zum Abschluss werden Automatisierungen wieder aktiviert, Daten final geprüft und das System an die zuständigen Teams übergeben. Eine gute Dokumentation sorgt dafür, dass alle Beteiligten effizient weiterarbeiten können.
„Wer bei Datenmigrationen keinem strukturierten Vorgehen folgt und pro-aktiv kommuniziert riskiert Fehler und Mehraufwände.“
Finn Rakow
Data Expert & Geschäftsführer aquilliance GmbH
3. Manuelle vs. automatisierte Migration innerhalb von HubSpot
Eine manuelle Migration ist insbesondere bei kleineren Datenmengen oder weniger komplexen Setups eine praktikable Option. Sie erfolgt in der Regel über den Export und Import von CSV-Dateien zwischen zwei HubSpot-Accounts. Dabei ist auf folgende technische Rahmenbedingungen zu achten:
- CSV-Dateien im UTF-8-Format: HubSpot verlangt UTF-8-codierte Dateien, um Umlaute, Sonderzeichen und internationale Zeichen korrekt zu verarbeiten.
- Strukturierte Exporte: Für jeden Objekttyp (z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets) sollte eine separate Datei verwendet werden, beispielsweise contacts.csv, companies.csv usw.
- Eine Zeile pro Datensatz: Jeder Eintrag wird als eigene Zeile in der Datei dargestellt – inklusive aller relevanten Felder.
- Spaltenüberschriften müssen exakt passen: Die Spaltenüberschriften in der CSV-Datei müssen den internen Property-Namen in HubSpot entsprechen, damit sie korrekt zugeordnet werden können.Dies kann auch beim Upload der Importdateien geprüft werden.
- Import über das HubSpot-Interface: Der Datenimport erfolgt über das Import-Tool im Zielsystem. Dabei kann ausgewählt werden, welcher Objekttyp importiert wird und ob neue Datensätze erstellt oder bestehende aktualisiert werden sollen.
- Beziehungen (Associations) sind nur eingeschränkt möglich: In HubSpot sind komplexe Datenverknüpfungen nur eingeschränkt per Import möglich. Standardmäßig lassen sich einfache Beziehungen, etwa zwischen Kontakten und Unternehmen, herstellen. Individuelle Zuordnungen, z. B. zwischen Deals, Tickets und Kontakten, erfordern meist eine zweite Importdatei oder manuelle Nacharbeit. Voraussetzung für den Import ist, dass die gewünschte Verbindungsart zuvor im HubSpot-Setup angelegt wurde. Zudem müssen eindeutige Kennzeichen wie E-Mail-Adresse und Unternehmensdomain korrekt angegeben sein, damit HubSpot die Datensätze richtig zuordnet.
- Historische Aktivitäten werden nicht übertragen: E-Mails, Meetings, Anrufe oder Aufgaben können über die manuelle Methode nicht übernommen werden, da diese Daten nicht per CSV exportiert oder importiert werden können.
- Zeitstempel und Systemfelder: Felder wie „Erstellt am“ oder „Letzter Kontakt“ lassen sich nicht frei befüllen, da diese systemseitig von HubSpot verwaltet werden.
Trotz dieser Einschränkungen kann eine manuelle Migration bei klar abgegrenzten und überschaubaren Datenstrukturen ein schneller und kostengünstiger Weg sein – vorausgesetzt, die CSV-Dateien sind sauber vorbereitet und die Feldzuordnungen stimmen exakt.
Bei großen Datenmengen, komplexen Datenbeziehungen oder hohen Anforderungen an Genauigkeit und Geschwindigkeit empfiehlt sich eine automatisierte Migration. Hierbei kommen spezialisierte Tools oder Skripte zum Einsatz, die über die HubSpot-API arbeiten und so eine deutlich tiefere Kontrolle über den Migrationsprozess ermöglichen.
- Große Datenmengen und komplexe Relationen: Automatisierte Tools wie migratemycrm oder datawarehouse.io sind dafür konzipiert, große Datensätze strukturiert, konsistent und mit hoher Geschwindigkeit zu übertragen. Sie erhalten nicht nur Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets, sondern auch die Beziehungen (Associations) zwischen diesen Objekten.
- Mehrstufige Migrationen: Der Prozess lässt sich in mehrere Phasen unterteilen – z. B. eine Testmigration in eine Sandbox-Umgebung, ein Review-Prozess zur Datenprüfung und schließlich eine Live-Migration. Die Setup-Konfiguration kann gespeichert werden, sodass spätere Wiederholungen mit dem exakt gleichen Mapping durchgeführt werden können.
- Delta-Importe und API-Synchronisation: Besonders nützlich, wenn sich Daten während des Migrationsprojekts laufend verändern – etwa durch neue Einträge oder geänderte Felder. Tools wie migratemycrm bieten die Möglichkeit, sogenannte Delta-Updates durchzuführen, bei denen nur die seit dem letzten Lauf geänderten Daten synchronisiert werden.
Die automatisierte Migration ist besonders dann sinnvoll, wenn viele Prozesse, Workflows, große Mengen an benutzerdefinierten Properties oder detaillierte Reportings übernommen werden müssen – oder wenn die Migration unterbrechungsfrei im laufenden Betrieb geschehen soll. Dennoch erfordert auch der Einsatz dieser Tools eine gute Planung und fundiertes Wissen: Sie nehmen Arbeit ab, aber nicht das Denken.
5. Typische Fehlerquellen aus der Praxis
- Fehlende Wiedererkennbarkeit von Kontakten:
Viele Kontakte wurden ursprünglich über einfache Importlisten angelegt, oft ohne eindeutige Identifikatoren wie eine E-Mail-Adresse oder HubSpot-ID. Beim erneuten Import in den neuen Account kommt es dadurch zu Problemen bei der Zuordnung oder bei der Wiederherstellung von Verknüpfungen, etwa zwischen Kontakten und Deals oder Unternehmen. - Nicht deaktivierte Automatisierungen:
Ein häufiger Fehler ist, dass aktive Workflows, E-Mail-Automatisierungen oder Lead-Routing-Regeln während der Migration nicht deaktiviert wurden. Das kann dazu führen, dass neu importierte Kontakte sofort unerwünschte Follow-up-Mails erhalten, Lifecycle-Stufen verändern oder interne Aufgaben ausgelöst werden – mit teilweise gravierenden Auswirkungen auf laufende Prozesse. - Ignorierte Objekt- oder Property-Limits:
Jeder HubSpot-Account unterliegt bestimmten Limits – etwa der Anzahl an benutzerdefinierten Properties pro Objekt oder der maximalen Menge an Datensätzen in bestimmten Hubs. Werden diese Grenzen bei der Planung nicht berücksichtigt, kann der Import in der letzten Phase abbrechen oder muss mühsam nachbearbeitet werden. - Keine Testmigration durchgeführt:
Ein kritischer Fehler ist das Auslassen einer Testmigration. Ohne diesen Zwischenschritt bleiben strukturelle oder inhaltliche Fehler – wie fehlerhafte Zuordnungen, nicht gemappte Felder oder falsch formatierte Daten – bis zur finalen Migration unentdeckt. Im schlimmsten Fall müssen große Datenmengen im Live-System manuell korrigiert werden, was zu Zeitverzögerungen, erhöhtem Supportaufwand und potenziellen Datenverlust führen kann.
6. Unsere wichtigsten Learnings aus HubSpot-Migrationen
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