30 % Reduktion redundanter Elemente wie Felder und Record Types
42 % Reduzierung der Klicks pro Datensatzbearbeitung
Salesforce CRM neu aufgesetzt: Aus überladen wird übersichtlich
Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
SeeYou hat die Vision, dass auch das Leben von Familien mit hohen Belastungen gelingen kann. Die Arbeit der Stiftung zielt darauf ab, dass unabhängig vom Wohnort, der Arztpraxis oder der Geburtsklinik jedem Kind die bestmöglichen Entwicklungschancen zuteilwerden. Gerade Menschen mit einem hohen Unterstützungsbedarf nehmen Hilfsangebote oftmals nicht in Anspruch (Präventionsdilemma). Je früher jedoch Eltern Unterstützung erfahren, desto besser können sie für ein gesundes Aufwachsen ihrer Kinder sorgen. Rund um die Geburt ist ein idealer Zeitpunkt, in Kontakt zu kommen, Hilfen anzubieten und zur Inanspruchnahme zu motivieren.
Das Ziel der 2004 gegründeten Stiftung ist daher das systematische, frühzeitige, empathische und verlässliche Erkennen von gesundheitlichen und/oder psychosozialen Unterstützungsbedarfen bei Schwangeren und jungen Familien im Gesundheitssystem.
Mitarbeitende
begleitete Familien bundesweit
Kommunen mit Babylots*innen
Als SeeYou Salesforce über das Nonprofit Programm erhielt, war die Hoffnung groß: Ein System, das den Alltag erleichtert, Abläufe sortiert und Mitarbeitende unterstützt.
In der Realität wurde die Salesforce Org über die Jahre von verschiedenen externen Helfern Stück für Stück mit verschiedenen Ansätzen ausgebaut. Ein grundlegendes, stimmiges und zu den Prozessen des Beratungsgeschäft passendes Konzept fehlte.
Was gut gemeint war, führte schleichend zu immer mehr Komplexität. Felder kamen hinzu, Funktionen wurden ausprobiert, Layouts angepasst, doch alles nie wirklich aufeinander abgestimmt.
Die spürbarsten Pain Points
Mit der Zeit zeigte sich: Salesforce bietet großartige Möglichkeiten, aber ohne Experten-Know-how konnte SeeYou das Potential der CRM-Lösung nicht effektiv nutzen.
Über eine Google Recherche gelangte SeeYou schließlich zu uns. Zunächst unterstützten wir punktuell im Tagesgeschäft. Doch schnell wurde klar: Wenn Salesforce wirklich helfen soll, braucht das System eine grundlegende Aufräumaktion.
Daraus entstand ein strukturiertes Projekt, das Ordnung, Klarheit und echte Nutzerfreundlichkeit zurückbrachte.
Wir wussten, dass Salesforce uns helfen kann, aber unsere Org war einfach zu unübersichtlich. Jeder klickte sich irgendwie durch. Es fehlte eine klare Linie, und vieles, was möglich gewesen wäre, blieb ungenutzt.“
Friederike Rieg
Leitung Beratung Lotsendienste, SeeYou
SeeYou wollte Salesforce endlich so einsetzen, dass es den Arbeitsalltag erleichtert und einen 360 Grad Blick auf den Kunden – und damit auf die Beratungstätigkeit im Sinne der Kinder und ihrer Familien – ermöglicht.
Ziele
Um diese Ziele zu erreichen, musste die bestehende Systemlandschaft sorgfältig überprüft und von Grund auf geordnet werden.
Anforderungen
Um Salesforce für SeeYou wieder nutzbar zu machen, setzten wir dort an, wo der Kern des Problems lag. Die Org logisch aufbauen, abbilden, was im Alltag tatsächlich passiert und für User intuitiv nutzbar machen.
Wir begannen mit einer tiefgehenden Bestandsaufnahme.
Unser konkretes Vorgehen:
Systemweite Nutzungsanalyse:
Auswertung via Reports, welche Felder und Prozesse tatsächlich verwendet werden und welche den Alltag blockieren.
Strukturdiagnose und Berechtigungskonzept:
Erkennen von Doppelstrukturen, widersprüchlichen Konfigurationen und technischen Altlasten.
Fachliche Neuausrichtung:
Definition eines Datenmodells, das die Arbeitsweise der Mitarbeitenden abbildet.
Technischer Cleanup:
Entfernen, zusammenführen oder deaktivieren aller Elemente ohne klaren Nutzen.
Praxisnahe Schulung:
Durchspielen echter Szenarien anstelle der abstrakten Erklärung von Funktionen
Auf dieser Basis schufen wir eine Lösung, die Salesforce nicht “vergrössert”, sondern vereinfachend neu ordnet.
Uns ging es nicht darum, einfach nur aufzuräumen, sondern zu verstehen, was SeeYou wirklich braucht. Auch mit begrenzten Mitteln kann das CRM so verändert werden, dass es den Menschen spürbar hilft. Wenige, kluge Anpassungen reichen oft aus, um die Salesforce Org komplett zu drehen.“
Sarina Eidam
Business Process Analyst
Durch die Bereinigung der Org, die neue Systemlogik und die verbesserte Nutzerführung kann SeeYou Salesforce heute so nutzen, wie es ursprünglich gedacht war: Als praktisches Werkzeug zur Unterstützung der täglichen Arbeit und zur strukturierten Begleitung der Beratungsprojekte für belastete Familien und ihre Kinder.
30 % Reduktion redundanter Elemente wie Felder und Record Types
42 % Reduzierung der Klicks pro Datensatzbearbeitung
100 % geschulte Mitarbeitende, die das CRM täglich nutzen
Rund 40 % effizientere Umsetzung zukünftiger Anpassungen und Erweiterungen
„Wir haben das Team von aquilliance als verlässlich und transparent erlebt. Die strukturierte Vorgehensweise, klare Kommunikation und der Fokus auf sauberes Requirements Engineering haben uns zum erfolgreichen Wandel verholfen. Die Transparenz über unsere Prozesse lässt unsere Arbeit mit Salesforce endlich sinnvoll erscheinen.
Sie möchten unverbindlich mehr über die Case Study erfahren oder sich in einem Erstgespräch mit uns zu Ihren Anforderungen austauschen?
In 30 Minuten widmen wir uns in einem Videocall Ihren Fragen und finden gemeinsam heraus, wie wir Ihnen weiterhelfen können.
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