100 % zentrale Kundensicht durch ein CRM mit relevanten Schnittstellen
Eigenständige Weiterentwicklung durch aufgebautes Salesforce-Know-how
Von manuellen Einzelprozessen zu einer integrierten Daten- und Prozessbasis für Sales, Marketing und Management.
Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
ZEIT Advise ist die Sales-Organisation der ZEIT Verlagsgruppe und steht für medienübergreifende Kommunikationslösungen in Umfeldern mit journalistischer Tiefe. Wer auf der Suche nach passgenauer Zielgruppenansprache, fundierter Mediaplanung und kreativem Storytelling ist, findet in ZEIT Advise einen erfahrenen Partner. Unternehmen profitieren vom exklusiven Produkt-Portfolio und der redaktionellen Exzellenz der ZEIT-Markenwelt.
Ob strategische Beratung, maßgeschneiderte Kampagnen oder hochwertiger Content von Studio ZX: ZEIT Advise verbindet Markenbotschaften mit Substanz und Relevanz. Das Team versteht sich als Möglichmacher, Zielgruppenversteher und Kommunikationsberater auf Augenhöhe. Ziel ist es, gemeinsam wirkungsvolle Kommunikationslösungen zu entwickeln, die Menschen erreichen und bewegen.
Einzelmarken
Rezipient:innen
Mitarbeiter
Auf Empfehlung eines bestehenden Kunden durften wir das hochmotivierte Team von Zeit Advise kennenlernen. Die Zusammenarbeit war vom ersten Moment an partnerschaftlich und geprägt von einem gemeinsamen Verständnis für die Relevanz digitaler und automatisierter Prozesse. Die Offenheit, sich aktiv einzubringen, der Wille zur Verbesserung und die hohe Lernbereitschaft schufen ein starkes Fundament für das Projekt.
Zum Zeitpunkt unseres Einstiegs nutzte Zeit Advise spezialisierte Anwendungen mit ergänzenden manuellen Schritten:
Das führte dazu, dass Informationen schwer auffindbar waren und der Überblick über den Gesamtprozess im Team und im Management fehlte.
ZEIT Advise wächst kontinuierlich – und damit auch die Anforderungen an unsere Systeme. Ein breiteres Portfolio, vielfältige Mediengattungen und der wachsende Bedarf an individuellen Lösungen verlangen spezialisierte Werkzeuge. Deshalb nehmen wir bewusst ein zusätzliches System in unsere Landschaft auf: Ein neues CRM, das unseren Sales-Teams künftig mehr Fokus auf Kund:innen ermöglicht und zugleich alle relevanten Daten für eine präzise Verkaufssteuerung nutzbar macht.“
Christina Aßmann
Director Sales Operations, Zeit Advise
Mit dem Projekt SPIN (Salesforce, Prozessoptimierung, Integration, Navigation) verfolgte Zeit Advise das Ziel, eine moderne CRM-Lösung einzuführen, die zentrale Informationen zusammenführt, Prozesse verschlankt und eine bessere Steuerung ermöglicht. Die Lösung sollte skalierbar, alltagstauglich und langfristig eigenständig betreibbar sein.
Die Projektziele im Überblick:
360-Grad-Sicht auf den Kunden:
Alle Informationen zu Kontakten, Aktivitäten und Zuständigkeiten sollten an einem Ort zusammenlaufen. Vollständig, aktuell und nach Verantwortungsbereich zugänglich.
Automatisierte und effiziente Prozesse im Vertrieb:
Standardprozesse im Sales sollten durch klare Logik und automatisierte Workflows unterstützt werden. Ziel war eine spürbare Entlastung im Alltag und eine präzisere Ressourcensteuerung.
Transparenz für die Steuerung auf Managementebene:
Als Basis für operative Klarheit und datenbasierte Entscheidungen sollten Vertriebskennzahlen, Teamaktivitäten und die Funnel-Entwicklung im Sales jederzeit abrufbar sein.
Stärkung interner Salesforce-Kompetenz:
Das Projektteam von Zeit Advise sollte während der Einführung gezielt Wissen aufbauen, um Salesforcekünftig eigenständig betreuen und weiterentwickeln zu können.
Im Rahmen der Konzeptionsworkshops und der ersten Feinspezifikationen wurden zudem folgende Anforderungen festgelegt, die auf die Zielerreichung einzahlen:
Automatische Steuerung von Zugriffsrechten und Zuständigkeiten, um Daten im Umgang mit externen Mitarbeitenden zu schützen.
Sicherstellung einer dauerhaft hohen Datenqualität für verlässliche Entscheidungen und effizientere Prozesse.
Integration von bestehenden Systemen wie Outlook und Adpoint, um manuelle Aufwände zu reduzieren und durchgängige Informationsflüsse zu schaffen.
Wie geplant, wurde Salesforce als zentrale Plattform für Vertrieb, Management und Marketing eingeführt. Dabei nutzen wir unsere klar strukturierte Projektmethodik mit Kick-off, Konzeption, Feinspezifikation, Umsetzung, Testing und Hypercare-Phase.
Dabei gab es vier zentrale Umsetzungsschritte:
Strukturierung der Vertriebsprozesse:
Alle Aktivitäten, Zuständigkeiten und Kundeninteraktionen wurden in Salesforce abgebildet und verknüpft. Dadurch entstand eine durchgängige Sicht auf den Sales Funnel mit klarer Verantwortlichkeit im Team.
Automatisierte Steuerung von Zuständigkeiten:
Kontakt- und Account-Teams werden automatisch zugewiesen und bei Inaktivität angepasst. Diese Logik sorgt für aktuelle personenbezogene Zugriffe, verhindert Datenwildwuchs und erfüllt die Datenschutzanforderungen – vor allem beim Einsatz externer Mitarbeiter.
Verlässliche Datenqualität:
Mithilfe von Duplikatsregeln, Validierungen und einem regelmäßigen Datencheck haben wir die Qualität der Informationen deutlich verbessert. Die Vertriebs- und Marketingteams profitieren dadurch von verlässlichen Entscheidungsgrundlagen.
Systemintegrationen:
Outlook und Adpoint wurden direkt an Salesforce angebunden. Die bidirektionale Adpoint-Schnittstelle entwickelten wir nach Ausfall eines externen Partners vollständig selbst – ohne Auswirkungen auf die Zeit- oder Budgetplanung.
Marketing-Funktionen mit Salesforce verknüpft:
Während der Konzeptionsphase fiel gemeinsam die Entscheidung, statt Optimizly die Salesforce-eigene Lösung MCAE (Marketing Cloud Account Engagement) zu nutzen. Newsletter, Mailings und Präferenzmanagement greifen direkt auf CRM-Daten zu, vermeiden Medienbrüche und erleichtern das Reporting.
Gemeinsam haben wir uns für einen MVP-Ansatz entschieden, um früh ein funktionierendes System bereitzustellen und parallel Ideen für zukünftige Erweiterungen zu sammeln. Auch die kurzfristige Übernahme der Adpoint-Integration nach Wegfall des ursprünglich geplanten Partners haben wir gemeinsam erfolgreich gemeistert. Der offene Austausch ohne ‚Schönreden‘ von beiden Seiten hat maßgeblich zum Erfolg und der tollen Zusammenarbeit beigetragen.“
Laisa Jessen
Senior Salesforce Consultant
Die Einführung von Salesforce bei Zeit Advise zielte nicht nur auf technische Verbesserung, sondern vor allem auf mehr Klarheit, Effizienz und Eigenständigkeit in den verschiedenen Abteilungen ab. Bereits mit Abschluss der ersten Projektphase zeigen sich konkrete Ergebnisse – in den Prozessen, in dem sehr positiven Feedback der User Acceptance Tests (UAT) als auch in der Zusammenarbeit.
Die vier zentralen Mehrwerte im Überblick:
100 % zentrale Kundensicht durch ein CRM mit relevanten Schnittstellen
Eigenständige Weiterentwicklung durch aufgebautes Salesforce-Know-how
„Wir haben das Team von aquilliance als verlässlich und transparent erlebt. Die strukturierte Vorgehensweise, klare Kommunikation und der Fokus auf sauberes Requirements Engineering haben uns von Anfang an überzeugt, zum erfolgreichen Go-Live geführt und die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit geschaffen.“
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