Über den Einsatz und die Vorteile eines standardisierten Frameworks für den Umgang mit Salesforce.
Auch wenn unsere Gesellschaft immer stärker von Technologie abhängig wird, die von Logiken und Fakten angetrieben wird, gibt es immer noch alte Irrglauben, die gegen den Einsatz von Governance für die Nutzung von Salesforce sprechen. Angesichts der Rolle, die Salesforce als ausgereiftes CRM-System einnimmt, sollten technologiegetriebene Unternehmen über ein Salesforce-Governance-Framework verfügen – ein standardisiertes Set von Richtlinien und Verfahren, welches für Mitarbeiter und Prozesse erforderlich ist, um den optimalen und maximalen Nutzen Ihrer Technologie-/Salesforce-Investitionen auszuschöpfen.
Seit Jahren haben Salesforce Administratoren*, Projektleitende oder Führungskräfte es sehr schwer, wenn es darum geht, fehlgeleitete oder unbegründete Überzeugungen der Belegschaft im Zusammenhang mit der Salesforce Plattform auszuräumen. Governance-Frameworks sind für Unternehmen unerlässlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, Risiken für wichtige Daten und Systeme zu minimieren und sowohl die Effizienz als auch die Geschwindigkeit der zukünftigen Geschäftsentwicklung zu verbessern.
* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Konkret stehen folgende Irrtümer über Salesforce-Governance im Raum, die wir heute richtigstellen möchten.
Irrtum 1: Governance ist nur für große Unternehmen notwendig
“The bigger they come, the harder they fall.” – Viele Menschen glauben immer noch fälschlicherweise, dass Governance nur für große Unternehmen wichtig ist, weil sie größere Datenmengen und mehr Abteilungen zu verwalten haben.
Die Wahrheit: Unternehmen jeder Größe profitieren von Governance
Die Realität ist, dass die Auswirkungen einer Störung eines kritischen Systems, beispielsweise ausgelöst durch eine schlecht konzipierte oder getestete Salesforce-Anwendung, für ein großes Unternehmen zwar größer sind, wenn man die reinen Zahlen betrachtet, die Zeit-, Produktivitäts- und Umsatzverluste für ein kleineres Unternehmen jedoch noch gravierender und unverhältnismäßig katastrophal sein können.
Schauen wir uns ein Beispiel an: Wenn ein Unternehmen eine CPQ-Aktualisierung (Configure Price Quote) manuell lädt, die ein zusätzliches Leerzeichen im Datensatz enthält, kann dies dazu führen, dass einfache, aber wichtige Standardfelder, z. B. Standardkategorie-Rabatte, keine korrekten Rabatte mehr auf Angebote anwenden. Dies führt dazu, dass das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen untergraben oder ein potenzieller Kunde auf der Suche nach einem besseren Angebot zu einem anderen Anbieter treiben kann, während das interne Team krampfhaft versucht, das Problem manuell zu beheben. Größere Unternehmen verfügen in der Regel über Ressourcen, um einen Ausfall aufzufangen und mit einer manuellen Umgehung auszukommen, bis das Problem behoben ist, was den meisten kleineren Unternehmen einfach nicht möglich ist.
Ein Governance-Framework kann in solchen Situationen dabei unterstützen, vor und während des Prozesses die einzelnen Schritte mit den Richtlinien abzugleichen, um so Fehler zu vermeiden und keine Kettenreaktion hervorzurufen.
Irrtum 2: Governance wird Sie ausbremsen
Für viele Teams fühlt sich die Befolgung bestimmter Regeln, Richtlinien und Standards wie unnötiger Aufwand an. Die Einstellung im Sinne “das haben wir schon immer so gemacht” kann sie daran hindern, ihre Aufgaben effizient zu erledigen und die allgemeinen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Die Wahrheit: Governance bringt Ordnung in das Chaos und trägt zu einer effizienten Projektdurchführung bei
Tatsächlich kann eine robuste Salesforce und IT Governance insgesamt Unternehmen dabei helfen, die IT-Ausgaben durch eine verbesserte Projektpriorisierung um bis zu 10 % zu reduzieren und die Gesamtbetriebskosten um bis zu 15 % zu senken. Erzielt wird dies durch die Bereitstellung einer festen Struktur für Ihre Teams, um Verbesserungen schneller, häufiger und zuverlässiger durchzuführen.
Anstatt Projekte willkürlich zu priorisieren, hilft ein Salesforce-Governance-Framework dabei, Ihren aktuellen Arbeitsrückstand mit den Unternehmenszielen abzugleichen, um die Priorisierung zu vereinfachen und konkrete Geschäftsprozesse festzulegen.
Irrtum 3: Governance liegt in der Verantwortung des IT-Teams
Oberflächlich betrachtet, scheint dieser Mythos Sinn zu machen. Salesforce ist eine Technologie, und Ihr IT-Team ist für alle Technologien in Ihrem Unternehmen verantwortlich.
Die Wahrheit: Governance hilft bei der Dezentralisierung der Kontrolle
Unternehmen aller Größen, Branchen und Regionen dezentralisieren zunehmend ihre IT-Abläufe, insbesondere wenn es um Softwareentwicklung und -management geht.
Heute verwendet ein durchschnittliches Unternehmen mehr als 130 Anwendungen in seiner Organisation. Fast zwei Drittel davon werden in den nächsten vier Jahren mit Low-Code-Development Plattformen außerhalb der IT-Abteilung entwickelt und verwaltet werden. Denn Low-Code-Development Plattformen entwickeln sich zu einer Key-Strategie, um die Bereitstellung von Apps, bzw. Anwendungen, für die Unterstützung der digitalen Transformation von Unternehmen zu beschleunigen. Und sie haben das Potenzial, die Softwareentwicklung im Vergleich zu herkömmlichen Methoden um das Zehnfache zu beschleunigen.
Der rasante Aufstieg von Low-Code-Apps bedeutet, dass Geschäftseinheiten außerhalb der IT-Abteilung die administrativen Aufgaben der Wartung und Änderung von Salesforce-Apps übernehmen. Obwohl die IT-Abteilung über das Fachwissen verfügt, eine Governance-Strategie und Richtlinien zu erstellen, liegt es in der Verantwortung der Salesforce-Administratoren, Projekt- und Abteilungsleitenden, dafür zu sorgen, dass die Richtlinien befolgt werden, um das Unternehmen zu schützen und seine Ziele zu erreichen.
Irrtum 4: Anwender müssen sich nicht um die Governance kümmern
Da IT- und Salesforce-Administratoren die Salesforce-Instanz und die zugehörigen Anwendungen fest im Griff haben, müssen sich die Anwender keine Gedanken über Governance machen. Richtig?
Die Wahrheit: Die Anwender profitieren am meisten von Governance
Ein gut durchdachtes Salesforce-Governance-Framework stellt die Salesforce User in den Mittelpunkt seiner Richtlinien und Strategien, da sie es jeden Tag für ihre Arbeit nutzen. Es gibt nur wenige Personen, die über bessere Kenntnisse, Einblicke oder stärkere Meinungen zur Verbesserung von Salesforce verfügen. Für eine Akzeptanz und aktive Nutzung müssen alle Anwender den Salesforce-Governance-Rahmen des Unternehmens kennen, verstehen und sich aktiv an der Erstellung und der Umsetzung beteiligen. Wir sprechen sinngemäß gerne davon “die Opfer zu Tätern zu machen”, denn eine aktive Mitgestaltung hat einen deutlich größeren Einfluss auf den Erfolg, als die Frameworks schlicht und einfach vorzugeben. So können die Salesforce User ihre Plattform stetig optimieren, Einfluss auf Funktionen und Erweiterungen nehmen und so ihre Arbeit einfacher und effizienter machen.
Fazit
Governance-Strategien sind für den Erfolg des modernen Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Zwar gibt es keinen Einheitsansatz – die Rahmenbedingungen variieren je nach Größe, Zielen und Risikotoleranz eines Unternehmens – aber alle guten Governance-Strategien müssen fest in der Realität des heutigen Geschäftsumfelds verwurzelt sein, um die betriebliche Effizienz, die Datensicherheit und die Fähigkeit zur schnellen Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen zu verbessern.
Kontaktieren Sie uns hier, um mehr über die Implementierung eines Salesforce-Governance-Rahmens in Ihrem Unternehmen zu erfahren. Wir stehen Ihnen gerne beratend zu Seite.
